SAP Business One
Inhaltsverzeichnis
Einsatzmöglichkeiten
SAP Business One ist eine ERP-Lösung die sich an die Zielgruppe der kleinen bis mittelgroßen Unternehmen richtet. Von der Finanz- und Buchhaltung über das Bestands- und Kundenbeziehungsmanagement (CRM) werden in SAP Business One alle wichtigen Geschäftsbereiche integriert, um eine klare Sicht auf das gesamte Unternehmen gewährleisten zu können. Durch die Erfassung von Daten an einem einzigen zentralen Ort kann auf wichtige Echtzeitinformationen zugegriffen werden, um schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen.
SAP Business One ist eine skalierbare Lösung, die On-Premise vor Ort und in der Cloud auf Basis von Amazon Web Services (AWS) verfügbar ist. SAP Business One bietet verschiedene Funktionalitäten, um Unternehmen bei ihrer Transformation zu unterstützen. Dies erreicht die Lösung, indem Anwender die dort zur Verfügung gestellten Informationen effektiv nutzen können, um die Effizienz zu maximieren, neue Kunden zu erreichen und profitables Wachstum zu erzielen.
SAP Business One Cloud
Die SAP Business One (AWS) ist eine integrierte ERP-Lösung, die sich mit dem Wachstum eines Unternehmens skalieren lässt und es diesem ermöglicht, live zu arbeiten und dabei den Gewinn zu steigern. In der Cloud sind alle wertvollen Informationen sicher und geschützt, so dass Entscheider mehr Zeit für die Führung ihres Unternehmens zur Verfügung haben und weniger für interne IT-Kosten aufwenden müssen.
SAP Business One Historie
SAP Business One hat eine ungewöhnliche Herkunftsgeschichte. Entgegen der Annahme, es sei eine hauseigene Kreation von SAP, stammt die Software ursprünglich von dem israelischen Unternehmen TopManage Financial Systems. SAP erkannte den Wert dieses ERP-Systems und erwarb TopManage im Jahr 2002. Seitdem hat die Plattform eine bemerkenswerte Transformation erlebt. Reporting-Tools und Budgetierungsfunktionen sind nur der Anfang. Ein weiterer entscheidender Meilenstein war der Kauf des US-Unternehmens Praxis Software Solutions im Jahr 2006, der webbasierte E-Commerce- und CRM-Module einführte. Mittlerweile setzen weltweit etwa 48.000 KMUs auf SAP Business One. Technologisch fußte das System einst auf dem Microsoft SQL Server, läuft heute jedoch auch auf SAPs In-Memory-Datenbank HANA. Dank eines weitreichenden SAP-Partner-Netzwerkes gibt es mehr als 500 spezialisierte Erweiterungen, vor allem in den Sektoren Fertigung, Konsumgüter und Handel. Die Vertriebsverantwortung teilen sich SAP und seine Partner. Ob lokal installiert oder in der Cloud betrieben – SAP Business One bietet Flexibilität in der Anwendung.
SAP Business One Module
SAP Business One ist in 15 Funktionsmodule unterteilt, die die typischen Funktionen in einer Unternehmensorganisation abdecken.
- Administration für die Einrichtung der verschiedenen Kerneinstellungen in der Anwendung
- CRM für die Verknüpfung gemeinsamer Aufgaben von Vertriebsmitarbeitern mit den anderen Modulen
- Die Finanzberichte dient der Einrichtung der Definition des Kontenplans und Erstellung der wichtigsten Journaleinträge
- Möglichkeiten, bei denen die Lead-Generierung genutzt wird, um potenzielle Verkäufe und Einkäufe im Auge zu behalten
- Der Verkauf für die Verwaltung des Verkaufsablaufs vom Angebot über den Auftrag und die Lieferung bis zur AR-Rechnung
- Einkauf für die Verwaltung des Einkaufsflusses vom Angebot über die Bestellung und GRPO zur AP-Rechnung
- Geschäftspartner, bei denen die Stammdaten von Leads, Kunden und Lieferanten gepflegt sind
- Banking für die Erstellung der Zahlung von Eingangs- (Umsatz) und Ausgangszahlungen (Kauf)
- Inventur: für die Pflege der Stammdaten von zu verkaufenden/zu kaufenden Waren und Verfolgung der Mengen/Werte in Lagern
- Ressourcen zur Verwendung der Stammdaten von Ressourcen (Maschinen und Personen) für die Produktion
- Die Produktion für die Pflege der Stücklistenstammdaten und Anlegen der Fertigungsaufträge
- Das Projektmanagement für die Definition von Projekten (Was wird wann getan?)
- Materialbedarfsplanung (MRP) für dieDefinition der Prognosen über den Bedarf an Artikeln im Vertrieb/Produktion, um Bestellempfehlungen abzugeben
- Der Service: Pflege der Verwaltung von Serviceverträgen und Anlegen von Serviceabrufen
- Die Personalwirtschaft zur Pflege der Mitarbeiterstammdaten (Namen, Vertragsinformationen, Rollen, etc.)
Jedes Modul erledigt spezifische Geschäftsaufgaben, ist aber gegebenenfalls mit den anderen Modulen verknüpft. Beispielsweise würde eine Rechnung aus dem Abrechnungsvorgang des Vertriebs an das Rechnungswesen weitergeleitet, wo sie in der Debitorenbuchhaltung und den Selbstkosten ausgewiesen wird.
Funktionen
SAP Business One unterstützt alle wichtigen Geschäftsfunktionen und ermöglicht es Entscheidern, die Kontrolle über ihr Unternehmen zu behalten und die Rentabilität zu steigern. Nicht-technische Benutzer haben die Möglichkeit, kritische Änderungen selbst vorzunehmen.
Das System kann bei Bedarf leicht neue Funktionalitäten aufnehmen. Die Lösung bietet dem Anwender Zugriff auf präzise, aktuelle Informationen und die Möglichkeit, schnell und vom Desktop aus auf genaue, relevante und vollständige Geschäftsinformationen zuzugreifen.
Benutzeroberfläche
Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht schnelle Antworten auf unternehmensrelevante Fragen und ein effizientes und proaktives Arbeiten. Die Drag&Relate™-Funktion platziert dabei Informationen und Transaktionen sofort in verständlichen Formaten und analysiert die vorhandenen Informationen, um Fragen zu beantworten und What-If-Analysen durchzuführen. Zudem ist eine nahtlose Integration mit Microsoft Office-Produkten wie Word, Excel und Outlook gewährleistet.
Automatisierte Berichte
SAP Business One hält Anwender automatisch über Themen auf dem Laufenden, die Handeln erfordern, um bestimmte Geschäftsereignisse zu überwachen und Maßnahmen zu ergreifen. Die Informationen finden somit die richtige Person zum richtigen Zeitpunkt.
Es besteht für Manager außerdem keine Notwendigkeit zur manuellen Ausführung von Berichten, um geschäftskritische Managementinformationen zu erhalten: Das System führt die Berichte zu den vordefinierten Zeiten aus und sendet sie an die entsprechenden Empfänger.
Workflowbasierte Benachrichtigungen
Mit workflowbasierten Benachrichtigungen überwacht und reagiert SAP Business One auf bestimmte Geschäftsereignisse. Das Ausnahmemanagement erkennt, protokolliert und berichtet automatisch über Ausnahmen.
Anpassungsstufen
Benutzer der SAP-Business-One-Lösung können ihre Präferenzen für Felder, Datentyp, Richtlinien, Abfragen und Berichte ohne zeitaufwändige IT-Belastung festlegen. Änderungen an SAP Business One werden sofort in allen relevanten Bereichen wirksam, sodass Anwender die Lösung an ihre Geschäftsabläufe anpassen können.
Verschiedene Anpassungsstufen innerhalb von SAP Business One machen es einfach, einzigartige Geschäftsprozesse in ein standardisiertes System einzubinden. Integrationsfunktionen bieten eine flexible Verknüpfung zwischen externen Systemen und der ERP-Lösung.
SAP Business One Studio
SAP Business One bietet von Haus aus ein breites Funktionsspektrum, das viele Unternehmensprozesse abdeckt. Für spezifische Branchenbedürfnisse stehen zahlreiche Add-ons durch SAP-Partner zur Verfügung. Aber was tun, wenn maßgeschneiderte Lösungen erforderlich sind? Hier tritt SAP Business One Studio auf den Plan. Dieses Software Development Kit ermöglicht Entwicklern eine hohe Individualisierung der ERP-Lösung. Ob es um die Entwicklung eigener Schnittstellen zu CRM- oder E-Commerce-Plattformen geht, um spezielle Funktionen oder um die Gestaltung eigener Benutzeroberflächen – alles ist möglich. SAP Business One Studio ist zudem kompatibel mit verschiedenen Entwicklungsumgebungen, darunter Microsoft Visual Studio 6.0 und Microsoft Visual Studio.NET.
Vorteile
On-Premise
- Einhaltung der internen Datensicherheitsrichtlinien
- Direkte Kontrolle und Zugriff auf Daten
- Effiziente Anpassung und Erweiterung der Geschäftsprozesse
- Nutzung der internen Hardware und der vorhandenen IT-Infrastruktur und Ressourcen
- Perpetual License: Höhere Vorlaufkosten, aber langfristig bessere Gesamtbetriebskosten
- Geringere Abhängigkeit vom ständig verbundenen Internet
Cloud
- Einfache und kostengünstige Implementierung
- Sicherer browserbasierter Zugriff von überall und jederzeit
- Zugriff auf die aktuellsten Funktionen, ohne auf interne IT-Mitarbeiter angewiesen zu sein
- Abonnementlizenz, daher keine Investitionskosten
- Verwaltung kritischer Geschäftsfunktionen im Webbrowser
Mobile App
- Sofortiger Zugriff für Mitarbeiter, die Daten von überall einsehen und aktualisieren müssen
- Integrierte Analytik ermöglicht Echtzeit-Entscheidungen
- Umfangreiche Vertriebs- und Servicefunktionen
- Ermöglicht es Mitarbeitern, unterwegs produktiver zu sein
Integriertes CRM
- Einheitlicher Verkaufszyklus und standardisierter Kundenbindungsprozess
- Möglichkeit, Opportunities mit bestehenden oder neuen Kunden zu verfolgen
- Anwendung von spezifischen Geschäftsregeln des Kunden auf die unternehmenseigene Organisation, die dann im Umgang mit dem Kunden eingesetzt werden
- Planung und Verfolgung der Aktivitäten des Vertriebsbeauftragten
- Kostengünstige und einfach zu implementierende Lösung
SAP Business One im Vergleich mit anderen ERP-Lösungen
SAP bietet drei ERP-Systeme, die unterschiedliche Bedürfnisse des Mittelstands abdecken. SAP Business One eignet sich für Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern und lässt sich in nur zwei bis vier Wochen implementieren. Für Firmen mit einer Belegschaft von 250 bis 1.500 ist SAP Business ByDesign die beste Wahl, das im Übrigen ein reines Cloud-ERP ist. Die Implementierung dauert hier vier bis acht Wochen. Für Großunternehmen und solche mit mehr als 1.500 Mitarbeitern bietet SAP S/4HANA (Cloud) eine passende Lösung, deren Implementierung acht bis 16 Wochen in Anspruch nimmt. Ein besonderer Vorteil von SAP Business ByDesign: Es erleichtert die Integration von Tochterunternehmen, Joint Ventures und internationalen Vertriebsbüros, besonders wenn das Mutterunternehmen S/4HANA nutzt.
Fazit
SAP Business One ist auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen in verschiedenen Branchen ausgerichtet. Die betriebswirtschaftliche Software verbindet und rationalisiert die Prozesse eines Unternehmens und kann dazu beitragen, dessen Wachstum zu unterstützen. Hierbei ist vor allem ein großer Benefit, dass es jeden Aspekt der Aktivitäten eines Unternehmens übersichtlich in einem einzigen Interface verwaltet – von den Vertriebs- und Kundenbeziehungen bis hin zu den Finanzen und dem operativen Geschäft.
Sollten Sie Hilfe bei der gezielten Einführung von SAP Business One in Ihrem Betrieb benötigen oder weitere Fragen haben, dann helfen wir gerne weiter. Schreiben Sie uns eine Mail an info@compamind.de oder stellen Sie uns eine unverbindliche Anfrage: Anfrage stellen.
FAQ
Wann brauche ich SAP Business One und wann S/4HANA?
Die Wahl zwischen SAP Business One und S/4HANA hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschließlich der Unternehmensgröße, der Komplexität der Geschäftsprozesse und des Budgets. SAP Business One ist hauptsächlich für kleine bis mittelständische Unternehmen (KMUs) konzipiert und bietet eine kosteneffiziente, schnell implementierbare Lösung für grundlegende Geschäftsanforderungen. Es deckt eine breite Palette von Funktionalitäten ab, ist jedoch im Vergleich zu S/4HANA weniger komplex.
SAP S/4HANA hingegen ist für mittlere bis große Unternehmen oder für solche mit komplexeren Geschäftsprozessen und internationaler Ausrichtung geeignet. Es bietet eine breitere Palette an Modulen und Funktionalitäten, die eine tiefere Integration und Anpassung ermöglichen.
Hat SAP Business One die gleichen Funktionen wie S/4HANA?
Obwohl beide Produkte aus dem Hause SAP stammen, unterscheiden sie sich in Bezug auf den Funktionsumfang und die Zielgruppe. SAP Business One ist eine kompaktere, weniger komplexe Lösung, die darauf abzielt, die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen zu erfüllen. Es bietet eine integrierte ERP-Lösung, die Finanzen, Betrieb und Personal umfasst, aber weniger spezialisierte Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten als S/4HANA bietet.
SAP S/4HANA ist eine umfassendere und komplexere ERP-Lösung, die speziell für große Unternehmen und Unternehmen mit komplexen, integrierten Geschäftsprozessen entwickelt wurde. Es bietet fortschrittlichere Funktionen und mehr Möglichkeiten zur Anpassung, darunter auch die Integration mit anderen SAP-Produkten und Drittanbieter-Systemen.
Welche Geschäftsabläufe lassen sich mit SAP Business One digitalisieren?
SAP Business One ermöglicht die Digitalisierung einer Vielzahl von Geschäftsabläufen. Dazu gehören Finanz- und Buchhaltungsfunktionen, Bestandsmanagement, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Vertrieb und Einkauf. Die Software bietet auch spezialisierte Module für die Produktion, Materialbedarfsplanung (MRP), Projektmanagement und Personalwirtschaft. Durch die Erfassung von Daten an einem einzigen, zentralen Ort bietet SAP Business One Echtzeitinformationen, die fundierte Geschäftsentscheidungen ermöglichen. Ob lokal installiert oder in der Cloud betrieben, SAP Business One bietet die Flexibilität, Geschäftsprozesse effizient zu verwalten und zu optimieren.
