Microsoft Power BI

Power BI ist eine Business Analytics-Lösung des amerikanischen Software-Spezialisten Microsoft. Die Stärke des Tools ist die Unabhängigkeit bestimmter Datenquellen. Demnach können die Reports von Power BI auf etlichen Datenquellen beruhen und somit noch eindeutigere Ergebnisse liefern. Dadurch ergeben sich eindrucksvolle Insights aus allen möglichen Unternehmensbereichen. Sowohl Daten aus der Cloud als auch lokale Daten können bei der Auswertung berücksichtigt werden.

Das Analysewerkzeug ist so konzipiert, dass über entsprechende Schnittstellen jegliche Datenquellen angesprochen werden können. Das System besteht aus mehreren Komponenten, die Microsoft Power BI jeweils in verschieden Varianten darstellen. Dazu gehören eine Desktopvariante, ein Software-as-a-Service (SaaS)-Dienst und eine Variante für mobile Endgeräte. Komplettiert wird das System durch einen optionalen Berichtsserver, dem Power BI-Berichtsserver.

Microsoft Power BI kann entweder lokal oder in der Cloud implementiert werden. In der Cloud-Variante ist es Teil der Microsoft 365 Strategie und sehr einfach in den Unternehmensbereichen zu integrieren. Die lokale Variante bietet dagegen Vorteil im Bereich der Sicherheit und des Datenschutzes, bedarf aber wiederum eines höheren administrativen Aufwandes. Auch das Lizenzmodell, beziehungsweise die Lizenzkosten variieren je nach gewählter Variante.

Microsoft Power BI

Power BI wurde entwickelt, um die hybride Sammlung von Daten aus unterschiedlichen Quellen zu ermöglichen. Über Connectoren kann eine Verbindung zu on- und offline Datenquellen aller Art hergestellt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Daten in Form von Excel-Tabellen, aus Datenspeichern in der Cloud oder aus Data Warehouse-Instanzen stammen. Die Daten werden in Berichte, sogenannte Power BI-Reports, überführt, in denen die Auswertungen visuell aufbereitet werden können. In der Regel nehmen die Anwender von Power BI verschiedene Rollen ein, die jeweils mit bestimmten Aufgaben bedacht sind. Diesen Rollen sind häufig auch unterschiedliche Berechtigungen zugeordnet. Je nach Bedarf erhalten Benutzergruppen Lese- oder Schreibrechte oder sind mit der Erstellung von Reports betreut.

Dashboards

Der große Vorteil der eingangs erwähnten Varianten von Microsoft Power BI zeigt sich insbesondere bei der Verwendung in den jeweiligen Benutzergruppen. Im Normalfall legen die Report Designer ihre Berichte in der Desktopvariante an, während beispielsweise Mitarbeiter im Vertrieb oder im Außendienst Berichte über die mobile Power BI-App betrachten. Gruppenübergreifend können die Berichte entweder über die Cloud oder über lokale Berichtsserver verteilt werden. In allen Varianten gleich ist die Möglichkeit, sich relevante Reports und Auswertungen auf einem individuell gestaltbaren Dashboard anzeigen zu lassen. Power BI-Administratoren können die Dashboards nach bestimmten Vorgaben vorbelegen und unwichtige Informationen im Vorhinein ausschließen. Auch die Gestaltung der Dashboards richtet sich in den meisten Fällen direkt nach der jeweiligen Rolle, der ein Benutzer zugeordnet wurde.

Microsoft Power BI

Power BI Rollen

Im Grunde lassen sich die Rollen von Power Microsoft BI in vier Bereiche kategorisieren. Diese sind mit verschiedenen Berechtigungen bedacht und erfüllen jeweils eine konkrete Aufgabe im Gesamtsystem. Diese vier Rollen teilen sich in Power BI in Designer, Verbraucher, Entwickler und Administratoren auf.

Designer

Der Designer ist im Wesentlichen für die Erstellung von Reports verantwortlich. Seine Arbeit beginnt mit dem Datenabruf. Ihm wird in dem Zusammenhang ein Abrufassistent zur Verfügung gestellt, mit dem eine oder mehrere Datenquellen angesprochen werden können. Die jeweiligen Quellen sind übersichtlich nach On- und Offlinequellen sortiert, sodass der Datenabruf bequem durchgeführt werden kann. Externe Systeme und Datenbanken können ebenfalls unmittelbar aus dem Abrufassistenten angesteuert werden. In allen Fällen hat der Designer die Möglichkeit, bereits vor Abruf die Daten nach seinen Vorstellungen aufzubereiten.

Abfragestruktur

Die Datentransformation erfolgt über einen Abfrage-Editor, welcher die Daten bereits vorab bereinigen kann. Über diesen Weg können selbst Datentypen verändert und Daten aus verschiedenen Quellen vereinheitlicht werden. Dabei kann die Abfragestruktur gespeichert werden, sodass auch bei zukünftigen Abfragen ein einheitliches Schema verfolgt und nicht bei jeder Abfrage neu angelegt werden muss. Sobald die Abfrage steht, können die Daten in das Power BI-System überführt werden, in dem anschließend die visuelle Aufbereitung der Auswertungen erfolgt.

Desktopvariante

In der Regel arbeitet der Report Designer in der Desktopvariante des Analyse-Tools. Dort stehen ihm umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung, mit der die Daten aufbereitet werden können. Darunter sind verschiedene Diagrammarten, Tabellen und Listen zu finden, die übergreifend als Visual bezeichnet werden. Die Visuals werden auf sogenannten Seiten (engl. Pages) zusammengefasst. Diese wiederum werden letztlich in einen Report überführt, auf dem dann ein Teil oder alle relevanten Visuals übernommen werden können.

Verbraucher

Die Verbraucher bewegen sich sowohl in den Desktop-, als auch in den mobilen Varianten des Analyse-Tools. Sie können in den von Report Designern erstellten Berichten bestimmte Daten filtern, unterteilen und exportieren. Gleichzeitig haben sie die Möglichkeit relevante Berichte zu abonnieren, um jederzeit über Änderungen oder Datenaktualisierungen informiert zu werden. Den Einstiegspunkt für die Verbraucher stellt das individuelle Dashboard dar. Von dort erfolgt dann der Absprung zu den relevanten Reports.

Datenauswertungen

Je nach zugewiesenen Berechtigungsumfang können die Verbraucher auch umfangreiche Datenauswertungen in den Berichten vornehmen. Dabei brauchen sie sich keine Sorgen darüber machen, den Bericht durch ihre Aktionen zu verändern oder zu zerstören. Es handelt sich jeweils um temporäre, lokale Instanzen eines Berichts, der benutzerspezifisch angepasst werden kann, ohne den eigentlichen Report zu beeinflussen.

Entwickler

Den Entwicklern werden Programmierschnittstellen (APIs) zur Verfügung gestellt, mit deren Hilfe Daten individuell eingebettet werden können. Diese APIs sind Teil des Power BI-Dienstes als SaaS-Variante. Gleichzeitig zeichnen sich die Entwickler verantwortlich für die Erstellung eigener Visuals. Sollten Unternehmen also spezielle Darstellungsmethoden benötigen, können diese ganz einfach mit Hilfe der auf JavaScript basierenden Sprache TypeScript erstellt werden. Auch die benutzereigenen Dashboards können durch Anpassungen der Entwickler verändert werden. Dadurch lassen sich noch aussagekräftigere Ansichten erstellen.

Administratoren

Die Administratoren sind mit der Verwaltung des Power BI-Systems betreut. Zu den Aufgaben gehören die allgemeine Konfiguration des Systems, die Umsetzung der Governancerichtlinien und das Monitoring der Server oder der Cloud. Über allem steht natürlich die uneingeschränkte Erreichbarkeit des Systems für ein produktives Arbeiten. In der Regel verteilen die Administratoren die individuellen Benutzerrechte und regeln die Lizenzvergabe. Auch die Administratoren unterteilen sich in weitere Rollen, die jeweils mit speziellen Aufgaben bedacht sind.

Globale Administratoren

Globale Administratoren verfügt über den Vollzugriff in Power BI. Darunterliegend werden sogenannte Kapazitäten an die einzelnen Administratoren verteilt, wobei jede Kapazität für eine Verwaltungsaufgabe steht. Zu den Verwaltungsaufgaben gehören unter anderem die Verwaltung von Ereignissen und Alarmen, das Aktivieren und Deaktivieren von Funktionalitäten in Microsoft Power BI und die Einhaltung von Sicherheitsstandards.

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Microsoft Power BI Technik

Microsoft Power BI kann analog der Office-Programme bequem per Cloud oder als lokale Instanz eingerichtet werden. Insbesondere die Cloud-Variante ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Einführung des Systems bei einem Anwender. Microsoft garantiert einen sicheren Umgang mit den sensiblen Daten innerhalb des Power BI-Systems. Alternativ kann hinter der eigenen Firewall auch eine klassische lokale Lösung installiert werden. In diesem Fall wird auch der Berichtsserver in Eigenverantwortung gehostet, sofern dieser zum Einsatz kommt.

Aufbau

Aus Anwendersicht ist der von Office-Programmen vertraute Aufbau ein klarer Vorteil. Die Menüs und die Interaktion auf dem Dashboard und in den Reports ist von anderen Microsoftprodukten bekannt und sparen wertvolle Schulungszeit im Vorfeld. Aus administrativer Sicht ist zudem der Sicherheitsaspekt von großer Relevanz. Die Verbindung zu externen Systemen erfolgt ausschließlich über sichere Verbindungen, sodass die Gefahr einer ungewollten Manipulation oder eines Abgreifens der Daten durch Dritte minimiert werden kann.

Fazit

Microsoft Power BI ist ein Analysewerkzeug für Datenquellen aller Art. Unternehmen jeder Größe können aussagekräftige Berichte erstellen, ohne sich dabei auf bestimmte Datenquellen beschränken zu müssen. Die Daten werden in das System überführt und können dort visuell aufbereitet werden. Dabei bieten sich den Berichterstellern verschiedene Darstellungsoptionen, die bis ins kleinste Detail angepasst werden können. Das Ziel sind übersichtliche Berichte, die Daten aus allen Geschäftsbereichen sammeln und darstellen können.

Power BI wird in einer Software-as-a-Service, einer Desktopvariante und als Version für mobile Endgeräte bereitgestellt. Dadurch erhalten verschiedene Benutzergruppen eine auf sie zugeschnittene Darstellungsform, die den individuellen Anforderungen gerecht wird. Jede Benutzergruppe kann zudem mit entsprechenden Berechtigungen bedacht werden, sodass sich der administrative Verwaltungsaufwand in den meisten Fällen nur auf Gruppen und nicht auf einzelne Personen beschränkt.

In Microsoft Power BI agieren die Mitarbeiter in vier Rollen, die jeweils eine ganz bestimmte Funktion abbilden. Dazu gehören die Designer, die Verbraucher, die Entwickler und die Administratoren. Je nach zugewiesener Rolle erstellen sie Berichte, administrieren das System oder passen grundlegende Funktionen des Analysewerkszeugs an. Die erstellten Berichte werden lokal auf einem Berichtsserver oder Online in der Cloud gespeichert.


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