Power BI Desktop

Bei Power BI Desktop handelt es sich um eine durchdachte Applikation des weltweit größten Softwareherstellers Microsoft. Das leistungsstarke Programm erlaubt es Unternehmen, gezielt auf Daten zuzugreifen, die in unterschiedlichen Quellsystemen gespeichert sind.

So unterstützt Microsoft nicht nur die Anbindung der hauseigenen Systeme wie beispielsweise Dynamics 365, SharePoint und Azure, sondern erlaubt auch eine Datenintegration von Fremdsystemen wie Google Analytics, Oracle oder MailChimp. Dabei ermöglicht Microsoft Power BI neben dem reinen Datenzugriff zudem die zentrale Analyse und Auswertung von Geschäftsinformationen. Die erstellten Berichte können dann, mit samt ihrer Grafiken, über das eigene Firmennetzwerk oder über das Internet mit anderen Mitarbeitern geteilt werden.

Informationen sind in der digitalen Geschäftswelt von heute wichtiger als je zuvor. Unternehmen, die es schaffen, alle notwendigen Daten zu bündeln und diese bei Bedarf effizient abzurufen, haben hierbei einen großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Die zunehmende Ausbreitung von cloud-basierten Anwendungen und heterogenen IT-Landschaften macht es jedoch auch für die besten Unternehmen schwierig, diese Aufgabe erfolgreich zu meistern. Eine Applikation, die verspricht, Unternehmen bei der Datenanalyse und Datenaufbereitung auch dann zu unterstützen, wenn die Daten aus unterschiedlichen Quellen stammen, ist die Business-Intelligence-Anwendung Power BI Desktop. Doch was kann das smarte Service wirklich, wer profitiert ganz besonders von der Applikation und wo liegen die Stärken und Schwächen und Power BI Desktop?

Power BI Desktop im Detail

Die Anwendung besteht aus unterschiedlichen Komponenten, wobei sowohl eine kostenfreie als auch zwei kostenpflichtige Versionen angeboten werden. Die kostenfreie Version umfasst die Bereiche Datenanalyse und Datenvisualisierung. Mit der kostenpflichtigen Pro-Version haben Nutzer zusätzlich die Möglichkeit, erstellte Daten mit anderen Teilnehmern zu teilen. All jene, die große Datenmengen analysieren möchten, können zudem auf Power BI Premium zurückgreifen, welches dezidierte Serverkapazitäten inkludiert. Unabhängig von der gewählten Version, steht allen Nutzern das bekannte Self-Service-Feature Power Query zur Verfügung. Dieses ermöglicht die Datenermittlung und Datentransformation, wobei der Schwerpunkt auf den zwei nachstehenden Bereichen liegt:

  • Detaillierte Datenanalysen
  • Interaktive Berichte

Detaillierte Datenanalysen

Mit Power BI Desktop ist es möglich, auch große Datenmengen detailliert zu analysieren. Dank der einheitlichen Zusammenführung am Dashboard lassen sich oftmals Muster erkennen, die ansonsten im Verborgenen geblieben wären. Dabei stehen dem Benutzer unterschiedliche Hilfsfunktionen, wie beispielsweise Gruppierungen, Vorhersagen oder Clustering zur Verfügung. Für geübte Nutzer unterstützt Microsoft zudem auch die Formelsprache DAX, mit welcher anspruchsvolle Modelle erstellt werden können.

Interaktive Berichte

Das System erlaubt die Erstellung interaktiver Berichte, die individuell an die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden können. Die große Stärke von Power BI Desktop liegt hierbei im Bereich der Datenvisualisierung. Dadurch lassen sich Berichte verständlich und aussagekräftig aufbereiten und direkt in andere Dokumente integrieren. Zudem können Unternehmen die intelligenten Berichte auch mit Kunden oder Geschäftspartnern teilen, wobei die Reports auf Wunsch automatisch die passenden Layouts und Logos aufweisen.

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Power BI Desktop Funktionen

Power BI Desktop besteht aus unterschiedlichen Funktionen und Features, wobei für die Nutzung nur minimales Basiswissen notwendig ist. So ist es beim Einsatz des Systems vielfach ausreichend, mit nachstehenden Grundbegriffen vertraut zu sein:

  • Datasets
  • Dashboards
  • Inhaltspakete

Datasets

Bei Datasets handelt es sich um eine Sammlung von Daten, welche die Grundlage für die Erstellung von Berichten bilden. Die Datensammlung kann hierbei sowohl aus einfachen Excel-Tabellen als auch aus komplexen Datenstrukturen bestehen, die aus verschiedenen Quellsystemen bezogen werden.

Dashboards

Mit der Hilfe von Dashboard lassen sich die gewünschten Informationen bündeln und gemeinsam freigeben. Dabei haben Dashboards bei Bedarf auch das Potenzial, mehr als einen Bericht in Echtzeit darzustellen. Kommt es zu Änderungen in den Quelldaten, werden die Reports im Dashboard auf Wunsch automatisch, ohne manuelles Zutun, aktualisiert.

Power BI Desktop Templates

Unter sogenannten Inhaltspaketen versteht man bei Power BI Desktop Templates zur Visualisierung der Daten und Auswertungen. Vorlagen, die bereits in anderen unterstützten SaaS-Diensten zur Verfügung stehen, können hierbei auf Knopfdruck abgerufen und eingebunden werden.

Power BI Desktop Connectoren

Eine bemerkenswerte Eigenschaft des Systems ist die einfache Anbindung von Fremdsystemen. Diese lassen sich, je nach Bedarf, über unterschiedliche Connectoren mit dem System verbinden, wobei Microsoft die Anzahl der Connectoren ständig erhöht. So können die Daten unterschiedlicher Cloud-Dienste und Standardsoftware wie beispielsweise SAP, Adobe Analytics, Facebook oder OneDrive, in das System integrieren.

Power BI Desktop Dashboard

Die Erstellung von ansprechenden Geschäfts- und Kundenpräsentation ist in der Regel mühsam und aufwendig. Besonders die Erstellung und die Integration von Daten und Grafiken nimmt hierbei erfahrungsgemäß ganz besonders viel Zeit in Anspruch. Mit Microsoft Power BI Desktop lassen sich die benötigten Daten und Diagramme einfach über das Dashboard erstellen und mit wenigen Klicks in Präsentationen einbauen. Dabei können Anwender auf eine große Anzahl vorgefertigter Visualisierungsoptionen zurückgreifen und diese auch entsprechend den eigenen Bedürfnissen anpassen. Dieses Vorgehen schont Ressourcen und vereinfacht ferner die Erstellung beeindruckender Präsentationen, die auch mit wenig Aufwand einen überaus professionellen Eindruck beim Publikum hinterlassen.

Publish to Web

Power BI Desktop gewinnt nicht nur in Unternehmen, sondern auch bei Selbstständigen zunehmend an Beliebtheit. Der Hauptgrund ist hierbei dem Umstand geschuldet, dass sich die interaktiven Berichte und Grafiken nicht nur in Präsentationen, sondern auch in Webseiten, in Social-Media-Beiträgen und in Blogs einbinden lassen. Zusätzlich eignen sich die erstellten Visualisierungen auch für den immer wichtiger werdenden mobilen Bereich, wodurch zeitintensives manuelles Editieren und Skalieren der Grafiken der Vergangenheit angehört.

Power BI Deskop

Power BI Desktop Kollaboration

Einmal erstellte Berichte und Grafiken lassen sich mit Power BI Desktop schnell und komfortabel mit Kollegen und Partnern teilen. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Teilnehmer die Daten über einen Desktop-Computer oder über mobile Endgeräte abrufen. Für noch mehr Komfort haben Kunden zudem die Möglichkeit, eigene Apps über die Arbeitsbereiche zu erstellen, die beispielsweise bestimmte Teilbereiche der Auswertungen beinhalten.

Power BI Desktop Zielgruppe

Bei Power BI Desktop handelt es sich um eine erstaunlich leistungsstarke Analyse- und Aufbereitungssoftware, die besonders für Unternehmen, aber auch für Einzelpersonen, die unterschiedliche IT-Systeme und Services nutzen, große Einsparungspotenziale bietet. Dabei ist Power BI Desktop selbstverständlich auf Kunden ausgerichtet, die bereits eine Microsoft-Landschaft im Unternehmen aufgebaut haben. Dank der bekannten Menüführung und der guten Integration mit bestehenden Microsoft-Produkten lassen sich hierbei Synergieeffekte nutzen, wobei der Einarbeitungsaufwand gegenüber anderen Lösungen deutlich geringer ausfällt und oftmals sogar gänzlich obsolet ist.

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Pro & Contra: Power BI Desktop

Die einfache Handhabung und die große Anzahl an unterschiedlichen Auswertungsmöglichkeiten machen Power BI Desktop zu einer interessanten Lösung für viele große und kleine Organisationen jeglicher Branche. Ein zusätzlicher Anreiz ist hierbei der Umstand, dass schon die kostenfreie Basisversion der Software umfangreiche Funktionen anbietet, die zu wesentlich mehr Effizienz innerhalb des Unternehmens führen können. Besonders begehrte Features, wie beispielsweise die Funktion, die das Teilen der Dokumente erlaubt, sind jedoch lediglich in den lizenzierten Versionen von Power BI Desktop vorhanden. Die Preisgestaltung basiert hierbei auf Nutzerlizenzen, wobei nur die kostenpflichtigen Versionen echte Cloud-Anwendungen sind.

Fazit

Power BI Desktop bietet eine Vielzahl von Features und Tools, mit deren Hilfe Mitarbeiter wichtige Geschäftsdaten einfach und schnell analysieren und in Dashboards aufbereiten können. Dabei ist besonders die Möglichkeit, Informationen aussagekräftig und in Echtzeit auszuwerten, für viele Unternehmen das ausschlaggebende Kriterium, um auf das bemerkenswerte Service zu setzen. Zudem sorgt Microsoft mit der konstanten Entwicklung neuer Connectoren zunehmend für Flexibilität, sodass die Lösung auch für Organisationen, die Software außerhalb des Mainstreams nutzen, zu einer immer interessanteren Alternative wird. Unternehmen, die sich für Power BI Desktop interessieren, sollten sich vor dem Kauf jedoch mit den unterschiedlichen Versionen und dem Lizenzmodell beschäftigen, da eine größere Anzahl an Lizenzen mit nicht unerheblichen Kosten verbunden ist.


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