SAP Master Data Governance

SAP Master Data Governance (SAP MDG) ist eine Software für Unternehmen zur zentralen Konsolidierung und Steuerung des Lebenszyklus‘ von Stammdaten (Master Data). SAP MDG wird mit dem Ziel eingesetzt, die Qualität und Konsistenz von Informationen im Unternehmen zu verbessern.

Stammdatenmanagement

Stammdatenmanagement (Master Data Management, MDM) umfasst Verfahren, mit denen kritische Daten eines Unternehmens definiert und verwaltet werden.

Redundante Datensätze

Probleme ergeben sich aus der Segmentierung von Daten in unterschiedlichen Geschäftsbereichen. Wenn in Unternehmen Stammdaten in heterogener IT-Landschaft an verschiedenen Stellen verwaltet werden, treten häufig Inkonsistenzen auf. Datensätze desselben Objekts sind evtl. redundant und in unterschiedlichem Umfang in verschiedenen Systemen gespeichert. Abteilungen legen die Datensätze desselben Objekts in ihrem jeweiligen System unabhängig voneinander mit uneinheitlichen Attributen an. Infolgedessen liegen Daten im Unternehmen uneinheitlich in verschiedenen Versionen vor. Unüberwachte manuelle Pflege ist zudem grundsätzlich fehleranfällig.

Mängel der Stammdaten können erhebliche Schäden verursachen, z.B. Fehlentscheidungen des Managements wegen unwissentlichem Verstoß gegen Compliance-Regeln. Mangelnde konsolidierte Sicht auf Kundendaten über alle Kanäle hinweg reduziert die Verkaufseffektivität. Fehlende Transparenz in Bezug auf Lieferanten und Produkte führt zu suboptimalen Beschaffungsentscheidungen. Der Mangel an konsistenten Informationen erschwert kritische Entscheidungen zur Unterstützung von Innovationen.

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Datensatzduplikate

Software zur Stammdatenverwaltung kann Duplikate von Datensätzen erkennen, entfernen und Daten einheitlich speichern. Über Regeln kann verhindert werden, dass fehlerhafte Daten in das System gelangen. Ziel ist die Integration der Daten, so dass sie von einer einzigen Quelle bereitgestellt werden. So wird eine zuverlässige und maßgebliche Stammdatenquelle etabliert, auf die Nutzer und Anwendungen unternehmensweit zugreifen können.

Mit dem Stammdatenmanagement werden Prozesse für das Sammeln, Zusammenführen, Abgleichen, Konsolidieren, Qualitätssichern, Speichern und Verteilen solcher Daten in einem Unternehmen bereitgestellt. Damit soll Konsistenz, Genauigkeit und Kontrolle bei der Nutzung und Wartung der Daten sichergestellt werden.

Funktionsweise

SAP Master Data Management führt alle Stammdaten in dem sog. Master File als zentraler Referenzdatei zusammen, unabhängig davon, in welcher Datenbank die Daten liegen. Die Stammdaten liegen in diesem Master File mit allen relevanten Attributen und auf aktuellem Stand in einer einzigen Quelle vor. Stammdaten stehen allen SAP-Systemen zur Nutzung zur Verfügung. Mitarbeiter erhalten eine vollständige oder individualisierte Sicht auf Stammdatenobjekte.

Automatisiert angewandte Regeln und Pflegeprozesse sorgen dafür, dass die Stammdatenqualität zunimmt. Änderungen an den Stammdaten werden protokolliert und in Audit-Verfahren zur Abnahme geprüft. Wenn das Stammdatenmanagement derartig ordnungsgemäß durchgeführt wird, erhöht sich mit der Datenqualität die Effektivität der Geschäftsprozesse im Unternehmen.

Die Qualitätssicherung wird durch die von der Data Governance-Abteilung des Unternehmens festgelegten Richtlinien und Verfahren definiert. Das ultimative Ziel ist es, den Endnutzern im Unternehmen eine zuverlässige singuläre Version aller Daten für Geschäftsprozesse zur Verfügung zu stellen.

Einsatzzweck

Governance

SAP Master Data Governance ermöglicht Verwaltung, Compliance und unternehmensweite Transparenz von Stammdaten. Die Datenhaltung erfolgt dabei in einem zentralen System; die Einpflegung der Daten ist nach definierten Regeln und Standards gewährleistet. Dazu gehören transparente standardisierte Genehmigungsverfahren bei Änderung und Anlegen von Daten. Die Daten können dabei aus SAP- oder Nicht-SAP-Lösungen vor Ort „on premise“ oder aus der Cloud stammen. Alle Stammdaten-Domänen (Kunden, Geschäftspartner, Material, Finanzen, selbstdefinierte Domänen) werden in einer einzigen Anwendung gesammelt und können in einer lokalen, Cloud- oder Hybridumgebung zur Verfügung gestellt werden.

Konsistenz

SAP Master Data Governance bietet eine konsistente Definition, Autorisierung und Replikation der Stammdaten. Es eliminiert fehleranfällige manuelle Wartungsprozesse für Stammdaten, die in mehreren Systemen verteilt sind. Die Validierung der Daten kann durch sog. Workflows mit Prüfung und Genehmigungsverfahren zur Freigabe sichergestellt werden.

Konsolidierung

SAP Master Data Governance hilft dabei, Stammdaten in der Systemlandschaft eines Unternehmens zu konsolidieren, qualitätsreiche Datensätze zu erstellen und Duplikate auszusortieren. Die Software bietet vordefinierte Datenmodelle, Regeln und Workflows zur Beschleunigung von Aufgaben wie Finanzkonsolidierung, Kundenservice und Lieferanten-Einweisung.

Compliance

Mit Prüfung der Daten kann auch das Einhalten von Compliance-Regelwerken wie der GxP-Richtlinien oder des Sarbanes-Oxley Acts für US-amerikanische Unternehmen veranlasst werden.

Integration

SAP Master Data Governance lässt sich nahtlos in andere SAP-Lösungen integrieren und kann auch in Anwendungen von Fremdanbietern integriert werden. Dadurch können Datenmodelle und Geschäftslogik wiederverwendet werden.

Flexibilität

SAP Master Data Governance ist offen zur Erweiterung seiner Standardmodelle um weitere Stammdaten-Domänen und zur Einführung eigener Governance-Modelle.

Prozessqualität

Die Prozessqualität kann mit SAP Smart Business gemessen werden. Geschäftsregeln zur Messung der Datenqualität können in einem zentralen Repository definiert werden, um alle Stammdatenverwaltungsaktivitäten zu analysieren. Ein Übersichts-Dashboard zeigt eine analytische Auflistung der relevanten Prozessinformationen an, wie Prozessindikatoren, Trends und Fehlerverteilung. Durch Integrierung mit SAP Data Services und SAP Information Steward können Qualität, Anreicherung und Korrektur der Daten weiter ausdifferenziert werden.

Funktionen von SAP Master Data Management

Zentrales Funktionselement in SAP Master Data Governance ist der Change Request. Stammdatenobjekte können dabei mittels definierter Workflows geändert werden. Die in Erstellung oder Änderung befindlichen Daten werden erst dann freigegeben, wenn der Workflow mit seinen Validierungs- und Genehmigungsverfahren beendet ist.

Workflows können als klassischer SAP Business Workflow oder als regelbasierter Workflow (SAP Business Rules Framework plus) modelliert werden. Der regelbasierte Workflow basiert auf Entscheidungstabellen, die sich in Excel bearbeiten, exportieren und importieren lassen. Einzelne Schritte im Workflow können dadurch schnell gelöscht oder ergänzt werden, ohne dass das SAP Business Workflow-Template angepasst werden muss.

Stammdaten-Import/-Export

Stammdaten können auf anderen Systemen als dem SAP Master Data Governance-System eingegeben oder von dort importiert werden. Mit SAP MDG können die Daten dann zusammengeführt und nach einheitlichem Standard gemappt werden. Es werden sog. „Best Records“ erzeugt, indem Objektdaten aus unterschiedlichen Quellen zu einem einheitlichen Datensatz zusammengeführt werden. Wenn neue Systeme mit eigenen Daten eingeführt werden, werden deren Daten mit der bestehenden Datenbasis harmonisiert und von Redundanzen befreit.
Per Stammdaten-Import können Daten aus anderen Systemen in SAP Master Data Governance importiert und wieder zurückexportiert werden.

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Datenvalidierung

Die Bearbeitung von Stammdaten erfolgt antragsbasiert. Das Anlegen von neuen oder Änderungen an vorhandenen Stammdaten kann per Antrag eingeleitet werden. Daten müssen validiert werden, bevor dem Erstellungs- oder Änderungsantrag stattgegeben wird. Der Steuerungsprozess einschließlich Berechtigung und Qualitätsprüfung kann flexibel in Form eines Workflows eingerichtet werden.

Vordefinierter Content für Stammdaten-Domänen

Es stehen Standarddatenmodelle und Standard-Workflow-Definitionen für die Domänen Kunde, Lieferant, Geschäftspartner, Material und Finanzen zur Verfügung. Diese Vorlagen können flexibel an eigene Erfordernisse angepasst und weitere Domänen modelliert werden.

Anlegen von selbstdefinierten Prozessen

Zentrale Governance-Prozesse für spezifische Stammdatenobjekte können mit der Anwendung SAP MDG Application Foundation angelegt werden.

Replizieren von Stammdaten

Zentralisierte Governance und Replikation liefert konsistente Daten über das gesamte System hinweg. Geprüfte Stammdaten können in anderen (SAP- oder Fremd-) Systemen repliziert werden. Die Daten werden mit dem Data Replication Framework (DRF) in den einzelnen Zielsysteme repliziert. Über Filter werden dabei Daten ans passende Zielsystem gesendet. Attributwerte werden durch Mapping so übersetzt, dass sie in allen Zielsystemen verstanden werden.

Stammdatenqualität

Stammdaten können mit SAP-Geschäftslogik sowie mit eigenen Regeln geprüft werden. Auch externe Dienste können zur Datenqualitätsprüfung eingebunden werden.

Architektur

SAP Master Data Governance ist eine Erweiterung für SAP ERP; es ist voll integriert mit SAP S/4 HANA. SAP MDG macht sich die Funktionalität der SAP ERP/ABAP-Anwendungsschicht zunutze, z.B. Replikation, das Business Rule Framework (BRFplus) und Schlüssel- und Werte-Mapping.

Standardmäßig werden die Stammdatentypen Material, Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten und Finanzen unterstützt. Für weitere eigenen Stammdatentypen liefert SAP Master Data Governance anpassbare Vorlagen. Die Standardfunktionalität wird damit auf weitere gewünschte Stammdatentypen ausgeweitet. Die Funktionalität kann für jeden Stammdatentyp separat über das Switch Framework aktiviert werden.

Standarddomänen

Qualitätsvolle Stammdaten sind die Grundlage für effiziente Geschäftsprozesse. Für termingerechte Lieferungen, genaue Vertriebsprognosen, individuellen Kundenservice und korrekte Finanzabschlüsse sind zuverlässige, aktuelle Stammdaten unerlässlich.

Kunden

Eine konsolidierte, umfassende Sicht auf Kunden erleichtert die Auswertung und macht Potenziale für eine Verbesserung des Kundenerlebnis‘ sichtbar. Die Kundenansprache kann durch qualitative Daten individueller und damit relevanter werden, was die Kundenbeziehung verbessert. Segmentierung Targeting bei Marketingkampagnen wird effektiver.

Lieferanten

Optimal gepflegte Lieferanten-Stammdaten können Einsparungen von Zeit und Kosten entlang der Beschaffungskette bringen. Lieferanten können besser bewertet und nach Maß ausgewählt werden. Strategische Einkäufe auf optimierter Datenbasis ermöglichen bessere Konditionen. Compliance-Anforderungen werden in den Prozessen über SAP Master Data Governance automatisch berücksichtigt.

Material

Materialstammdaten können sehr komplex sein und sind daher besonders anfällig für Probleme, die sich durch Stammdatenverwaltung wie mit SAP Master Data Governance vermeiden lassen. Vergleichbarkeit bei der Materialwahl wird durch eine einheitliche Attributverwaltung gewährleistet. Durch eigene Sichten für Interessenten auf Materialdaten schafft SAP Master Data Governance auch Transparenz für Kunden.

Finanzen

Anforderungen an Finanzabschlüsse sind Korrektheit und genaue Postendokumentation. Dazu kommen eine verzuglose Abwicklung und Einhaltung von Normen wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) oder die International Financial Reporting Standards (IFRS). Gleiches gilt für regelmäßige Berichte an Management, Geschäftspartner und Investoren. SAP Master Data Governance schafft eine Grundlage für eine hohe Qualität der Finanzstammdaten. Abrechnungen und Berichte können so automatisiert aus konsistenten „Best Records“ generiert werden und Compliance-Anforderungen einhalten.