SAP Master Data Governance
Inhaltsverzeichnis
Stammdatenmanagement
Stammdatenmanagement (Master Data Management, MDM) umfasst Verfahren, mit denen kritische Daten eines Unternehmens definiert und verwaltet werden. Da Stammdaten schnell unübersichtlich werden können, unterstützt das richtige Managementtool Unternehmen bei der Konsolidierung und Steuerung dieser Daten ausschlaggebend.
Redundante Datensätze
Probleme ergeben sich bei den Stammdaten beispielsweise aus der Segmentierung von Daten in unterschiedlichen Geschäftsbereichen. Wenn in Unternehmen Stammdaten in einer heterogenen IT-Landschaft an verschiedenen Stellen verwaltet werden, treten häufig Inkonsistenzen auf. Datensätze desselben Objekts sind evtl. redundant und in unterschiedlichem Umfang in verschiedenen Systemen gespeichert. Abteilungen legen die Datensätze desselben Objekts in ihrem jeweiligen System unabhängig voneinander mit uneinheitlichen Attributen an. Infolgedessen liegen Daten im Unternehmen uneinheitlich in verschiedenen Versionen vor. Nicht überwachte, manuelle Pflege ist zudem grundsätzlich fehleranfällig und sollte in der Regel vermieden werden.
Mängel bei den Stammdaten können erhebliche Schäden verursachen, z.B. Fehlentscheidungen des Managements wegen unwissentlichem Verstoß gegen Compliance Regeln. Eine mangelnde konsolidierte Sicht auf Kundendaten über alle Kanäle hinweg reduziert unter Umständen die Verkaufseffektivität. Fehlende Transparenz in Bezug auf Lieferanten und Produkte können zu suboptimalen Beschaffungsentscheidungen führen und der Mangel an konsistenten Informationen erschwert kritische Entscheidungen zur Unterstützung von Innovationen. All diese Szenarien zeigen, wie wichtig die Pflege von Stammdaten ist und welche Konsequenzen ihre Vernachlässigung für ein Unternehmen haben kann.
Features
Das zentrale Feature von SAP MDG ist die zentrale Verwaltung und Bereitstellung von Stammdaten. Die bietet dabei die Möglichkeit, bisher über das ganze Unternehmen verstreute Stammdaten an einem Ort zu sammeln und damit den traditionellen Umgang mit den Stammdaten in den Unternehmen zu verändern. Der Anwender sieht auf einen Blick, wie sich die Stammdatensätze entwickeln, wer darauf Zugriff nimmt und wie sich ein höherer Nutzen aus den Daten ziehen lässt. Dank der Daten-Konsolidierung lässt sich sicherstellen, dass aktuelle und einheitliche Datensätze ohne Widersprüche zur Verfügung stehen. Das soll die Qualität der Entscheidungsfindung verbessern, die auf die Verarbeitung von Stammdaten angewiesen ist.
Für Datenspezialisten stehen mächtige Tools für die Auswertung der Stammdaten zur Verfügung. Hinzu kommt eine einfach gehaltene und übersichtliche Benutzerführung, die die Produktivität im Umgang mit MDG erhöhen soll. Hier erhalten die Nutzer alle wichtigen Informationen auf einen Blick. So lassen sich zum Beispiel Änderungen an den Stammdatensätzen anzeigen, heterogene Systeme im Unternehmen erhalten einen einheitlichen Zugriff auf die Stammdaten. Die Datenkonsistenz ist dabei jederzeit sichergestellt.
Architektur
SAP Master Data Governance ist eine Erweiterung für SAP ERP und dabei voll integriert mit SAP S/4 HANA. SAP MDG macht sich die Funktionalität der SAP ERP/ABAP-Anwendungsschicht zunutze, z.B. Replikation, das Business Rule Framework (BRFplus) und Schlüssel- und Werte-Mapping.
Standardmäßig werden die Stammdatentypen Material, Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten und Finanzen unterstützt. Für weitere eigenen Stammdatentypen liefert SAP Master Data Governance anpassbare Vorlagen. Die Standardfunktionalität wird damit auf weitere gewünschte Stammdatentypen ausgeweitet. Die Funktionalität kann für jeden Stammdatentyp separat über das Switch Framework aktiviert werden.
Komponenten
Das MDG-System ist für die zentrale Governance verantwortlich, nur hier lassen sich Stammdaten anlegen und auch wieder verändern. Danach erfolgt die Verteilung auf andere Systeme wie etwa ein SAP ERP oder auf ein SAP CRM. Ebenfalls möglich ist die Verteilung auf Nicht-SAP Systeme. MDG ist also nicht davon abhängig, dass im Unternehmen bereits eine entsprechende SAP-Umgebungen vorhanden ist.
Eine Verteilung der Daten ist im Prinzip auf Systeme aller Hersteller denkbar. Hierbei gilt es zu unterscheiden, ob die Synchronisierung der Daten einmalig oder kontinuierlich erfolgen soll. Es ist möglich, die Stammdaten von verschiedenen Systemen stammend kontinuierlich mit dem MDG-System zu synchronisieren. Das MDG-System ist dann nur noch für die Überwachung von Änderungen der Stammdaten und deren Verteilung zuständig, die zentrale Verwaltung entfällt bei dieser Variante. Damit kann jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche Komponenten von MDG es nutzen möchte, die Stammdaten-Synchronisation lässt sich also unabhängig von der Verwaltung einsetzen. Damit geht eine hohe Flexibilität bei der Implementierung von MDG einher.
Wichtig für die Suche nach Stammdatensätzen und möglichen Dubletten sind bei einer solchen Management-Software auch die zur Verfügung stehenden Suchfunktionen. Hier bietet MDG als festen Bestandteil der Software die Suche per DB Search, TREX oder HANA Search an. Diese Suchfunktionen sind bereits sehr leistungsstark. Wer mehr Möglichkeiten bei der Suche wünscht, setzt auf Erweiterungen. Eine Dublettenprüfung gehört ebenfalls zu den Komponenten von MDG.
Funktionsweise
SAP Master Data Management führt alle Stammdaten in der sogenannten Master File als zentrale Referenzdatei zusammen. Die Stammdaten liegen in diesem Master File mit allen relevanten Attributen und auf aktuellem Stand in einer einzigen Quelle vor. Mitarbeiter erhalten dann je nach Berechtigung eine vollständige oder individualisierte Sicht auf die Stammdatenobjekte.
Automatisiert angewandte Regeln und Pflegeprozesse sorgen dafür, dass die Stammdatenqualität zunimmt. Änderungen an den Stammdaten werden protokolliert und in Audit Verfahren zur Abnahme geprüft. Wenn das Stammdatenmanagement derartig ordnungsgemäß durchgeführt wird, erhöht sich mit der Datenqualität die Effektivität der Geschäftsprozesse im Unternehmen.
Die Qualitätssicherung wird durch die von der Data Governance Abteilung des Unternehmens festgelegten Richtlinien und Verfahren definiert. Das ultimative Ziel ist es, den Endnutzern im Unternehmen eine zuverlässige singuläre Version aller Daten für Geschäftsprozesse zur Verfügung zu stellen.
Funktionen von SAP Master Data Governance
Zentrales Funktionselement in SAP Master Data Governance ist der Change Request. Stammdatenobjekte können dabei mittels definierter Workflows geändert werden. Die in Erstellung oder Änderung befindlichen Daten werden erst dann freigegeben, wenn der Workflow mit seinen Validierungs- und Genehmigungsverfahren beendet ist.
Workflows können als klassischer SAP Business Workflow oder als regelbasierter Workflow (SAP Business Rules Framework plus) modelliert werden. Der regelbasierte Workflow basiert auf Entscheidungstabellen, die sich in Excel bearbeiten, exportieren und importieren lassen. Einzelne Schritte im Workflow können dadurch schnell gelöscht oder ergänzt werden, ohne dass das SAP Business Workflow-Template angepasst werden muss.
Stammdaten-Import/-Export
Im SAP Master Data Governance-System werden sog. “Best Records” erzeugt, indem Objektdaten aus unterschiedlichen Quellen zu einem einheitlichen Datensatz zusammengeführt werden. Wenn neue Systeme mit eigenen Daten eingeführt werden, werden deren Daten mit der bestehenden Datenbasis harmonisiert und von Redundanzen befreit. Per Stammdaten-Import können Daten aus anderen Systemen in SAP Master Data Governance importiert und wieder zurückexportiert werden.
Datenvalidierung
Die Bearbeitung von Stammdaten erfolgt antragsbasiert. Das Anlegen von neuen oder Änderungen an vorhandenen Stammdaten kann per Antrag eingeleitet werden. Daten müssen validiert werden, bevor dem Erstellungs- oder Änderungsantrag stattgegeben wird. Der Steuerungsprozess einschließlich Berechtigung und Qualitätsprüfung kann flexibel in Form eines Workflows eingerichtet werden.
Vordefinierter Content für Stammdaten-Domänen
Es stehen Standarddatenmodelle und Standard-Workflow-Definitionen für die Domänen Kunde, Lieferant, Geschäftspartner, Material und Finanzen zur Verfügung. Diese Vorlagen können flexibel an eigene Erfordernisse angepasst und weitere Domänen modelliert werden.
Anlegen von selbstdefinierten Prozessen
Zentrale Governance-Prozesse für spezifische Stammdatenobjekte können mit der Anwendung SAP MDG Application Foundation erstellt werden. Durch das Anlegen selbstdefinierter Prozesse bieten sich viele Vorteile für eine individuelle Nutzung, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten ist.
Replizieren von Stammdaten
Zentralisierte Governance und Replikation liefert konsistente Daten über das gesamte System hinweg. Geprüfte Stammdaten können in anderen (SAP- oder Fremd-) Systemen repliziert werden. Die Daten werden mit dem Data Replication Framework (DRF) in den einzelnen Zielsystemen repliziert. Über Filter werden dabei Daten ans passende Zielsystem gesendet. Mapping übersetzt Attributwerte so, dass sie in allen Zielsystemen verstanden werden.
Stammdatenqualität
Stammdaten sind mit SAP-Geschäftslogik sowie mit eigenen Regeln überprüfbar. Auch externe Dienste können zur Datenqualitätsprüfung eingebunden werden.
Einsatzzweck
Governance
SAP Master Data Governance ermöglicht Verwaltung, Compliance und unternehmensweite Transparenz von Stammdaten. Die Datenhaltung erfolgt dabei in einem zentralen System. Das Einpflegen der Daten ist nach definierten Regeln und Standards gewährleistet. Dazu gehören transparente standardisierte Genehmigungsverfahren bei Änderung und Anlegen von Daten. Die Daten können dabei aus SAP- oder Non-SAP-Lösungen vor Ort On-Premise oder aus der Cloud stammen. Alle Stammdaten-Domänen (Kunden, Geschäftspartner, Material, Finanzen, selbstdefinierte Domänen) werden in einer einzigen Anwendung gesammelt und können in einer lokalen, Cloud- oder Hybridumgebung zur Verfügung gestellt werden.
Konsistenz
SAP Master Data Governance bietet eine konsistente Definition, Autorisierung und Replikation der Stammdaten. Es eliminiert fehleranfällige manuelle Wartungsprozesse für Stammdaten, die in mehreren Systemen verteilt sind. Die Validierung der Daten kann durch sogenannte Workflows mit Prüfung und Genehmigungsverfahren zur Freigabe sichergestellt werden.
Konsolidierung
SAP Master Data Governance hilft dabei, Stammdaten in der Systemlandschaft eines Unternehmens zu konsolidieren, qualitätsreiche Datensätze zu erstellen und Duplikate auszusortieren. Die Software bietet vordefinierte Datenmodelle, Regeln und Workflows zur Beschleunigung von Aufgaben wie Finanzkonsolidierung, Kundenservice und Lieferanten Einweisungen.
Compliance
Durch die Prüfung der Daten kann auch das Einhalten von Compliance Regelwerken wie der GxP-Richtlinien oder des Sarbanes-Oxley Acts für US-amerikanische Unternehmen sichergestellt werden.
Integration
SAP Master Data Governance lässt sich nahtlos mit anderen SAP-Lösungen kombinieren und kann auch in Anwendungen von Fremdanbietern integriert werden. Dadurch sind sowohl Datenmodelle als auch die Geschäftslogik wiederverwendbar.
Flexibilität
SAP Master Data Governance ist offen zur Erweiterung seiner Standardmodelle um weitere Stammdaten Domänen und zur Einführung eigener Governance Modelle. Das erlaubt allen Anwendern eine große Flexibilität und bietet individuelle Vorteile.
Prozessqualität
Die Prozessqualität kann mit SAP Smart Business gemessen werden. Geschäftsregeln zur Messung der Datenqualität können in einem zentralen Repository definiert werden, um alle Stammdatenverwaltungsaktivitäten zu analysieren. Ein Dashboard für die Gesamtübersicht zeigt eine analytische Auflistung der relevanten Prozessinformationen wie etwas Prozessindikatoren, Trends und Fehlerverteilung an. Durch die Integrierung mit SAP Data Services und SAP Information Steward können Qualität, Anreicherung und Korrektur der Daten weiter ausdifferenziert werden.
Standarddomänen
Qualitätsvolle Stammdaten sind die Grundlage für effiziente Geschäftsprozesse. Für termingerechte Lieferungen, genaue Vertriebsprognosen, individuellen Kundenservice und korrekte Finanzabschlüsse sind zuverlässige, aktuelle Stammdaten unerlässlich.
Kunden
Eine konsolidierte, umfassende Sicht auf Kunden erleichtert die Auswertung und macht Potenziale für eine Verbesserung des Kundenerlebnisses sichtbar. Die Kundenansprache kann durch qualitative Daten individueller und damit relevanter werden, wodurch sich die Kundenbeziehung verbessert. Segmentierung und Targeting bei Marketingkampagnen wird effektiver.
Lieferanten
Optimal gepflegte Lieferanten-Stammdaten können Einsparungen von Zeit und Kosten entlang der Beschaffungskette bringen. Lieferanten können besser bewertet und nach Maß ausgewählt werden. Strategische Einkäufe auf optimierter Datenbasis ermöglichen bessere Konditionen. Compliance-Anforderungen werden in den Prozessen über SAP Master Data Governance automatisch berücksichtigt.
Material
Materialstammdaten können sehr komplex sein und sind daher besonders anfällig für Probleme, die sich durch Stammdatenverwaltung wie mit SAP Master Data Governance vermeiden lassen. Vergleichbarkeit bei der Materialwahl wird durch eine einheitliche Attributverwaltung gewährleistet. Durch eigene Sichten für Interessenten auf Materialdaten schafft SAP Master Data Governance auch Transparenz für Kunden.
Finanzen
Anforderungen an Finanzabschlüsse sind Korrektheit und genaue Postendokumentation. Dazu kommen eine verzugslose Abwicklung und Einhaltung von Normen wie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) oder die International Financial Reporting Standards (IFRS). Gleiches gilt für regelmäßige Berichte an Management, Geschäftspartner und Investoren. SAP Master Data Governance schafft eine Grundlage für eine hohe Qualität der Finanzstammdaten. Abrechnungen und Berichte können so automatisiert aus konsistenten “Best Records” generiert werden und Compliance-Anforderungen einhalten.
Unterschiede zwischen SAP MDM und SAP MDG
Eine weitere Möglichkeit zur Pflege und Verwaltung von Stammdaten bietet SAP Master Data Management (SAP MDM). Der wesentliche Unterschied zwischen SAP Master Data Management (SAP MDM) und SAP Master Data Governance (MDG) liegt darin, wie die Daten verteilt werden.
SAP MDM ist ein Prozess, der die Qualität, Konsistenz und Genauigkeit von Daten im gesamten Unternehmen sicherstellt und dafür sorgt, dass alle Daten im Unternehmen geteilt werden und eine einzige zentrale Datenlage existiert. Die Daten werden an einem zentralen Ort gespeichert und von dort aus an andere Systeme verteilt. Zum Beispiel können Aktualisierungen von Kundendaten aus dem ERP-System an andere Systeme wie CRM und E-Commerce-Anwendungen gesendet werden.
Im Gegensatz dazu gibt es bei SAP MDG mehrere Orte, an denen dieselben Daten gespeichert sind. Wenn Sie beispielsweise Kundendaten sowohl in Ihrem ERP-System als auch in Ihrer CRM-Anwendung benötigen, können Sie SAP MDG verwenden, um diese Daten einmal in beiden Systemen zu speichern, anstatt sie zweimal an unterschiedlichen Orten zu speichern.
Vor- und Nachteile
Einer der größten Vorteile von MDG ist im einfachen Einstieg für SAP-erfahrene Anwender zu sehen. Wer bereits mit einem ERP des Softwareentwicklers SAP gearbeitet hat, wird sich in MDG ebenfalls schnell zurechtfinden. So erlaubt SAP MDG zum Beispiel die Entwicklung von eigenen Datenmodellen für Kunden, Lieferanten oder Material. Diese sogenannten SAP MDG Custom Objects bieten nicht nur eine flexible Datenmodellierung, die Standardobjekte sind auch an das ERP angelehnt. Zudem bietet die Software die erforderlichen Mappings, mit denen sich die Daten zwischen dem ERP und MDG austauschen lassen.
Einfach Stammdatenpflege
Ein weiterer Vorteil ist in der einfachen Pflege der Stammdaten zu sehen. Die Anfragen bewegen sich dabei immer an einem definierten Workflow entlang, wobei SAP MDG in einen aktiven und in einen inaktiven Bereich unterscheidet. Daten, die gerade eine Änderung erfahren, befinden sich im inaktiven Bereich und SAP MDG gibt sie für den aktiven Bereich und damit für den Zugriff erst wieder frei, wenn der Workflow abgeschlossen ist. Das stellt sicher, dass der Anwender mit den aktuellen Daten arbeitet. Die Workflow-Modellierung erfolgt dabei entweder mit einem Regel-basierten Workflow oder dem klassischen SAP Business Workflow als SAP-eigenem Framework zur Abbildung von Prozessen und deren Optimierung.
Wiederverwendbarkeit der Berechtigungsrollen
Für die Berechtigungsrollen ergibt sich innerhalb von SAP MDG eine hohe Wiederverwendbarkeit. Das liegt daran, dass die Rollen auf Objektebene auf dem eingesetzten ERP basieren. Die Berechtigungsrollen müssen also nur einmal definiert werden und lassen sich dann in verschiedenen Systemen einsetzen. Besonders nützlich ist auch die Funktion Change Documents, mit deren Hilfe sich Änderungen auf Feldebene nachvollziehen lassen. Das ist zum Beispiel für die Compliance interessant. Es ist auf einen Blick erkennbar, welcher Mitarbeiter welche Stammdaten wann geändert hat.
SAP ERP Integration
Ein weiterer entscheidender Vorteil liegt in der engen Integration mit einem bereits vorhandenen SAP ERP zu sehen. Der hohe Integrationsgrad trägt zur Beschleunigung des Pflegeprozesses der Stammdaten bei und verbessert deren Qualität. Besonders interessant ist aber auch, dass sich die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen leichter gewährleisten lässt: Bereits im ERP bestehende Prüfungen lassen sich einfach in SAP MDG übernehmen. Es lohnt sich daher, MDG mit einem SAP ERP einzusetzen.
Bei der Anwendung von SAP MDG sollte das Unternehmen nicht unterschätzen, wie viel Erfahrung die Programmierer brauchen, um zum Beispiel von der Modellierung eigener Datenmodelle Gebrauch machen zu können. Wer bisher noch nicht mit SAP wie etwa einem ERP des Herstellers gearbeitet hat, sollte sich auf eine entsprechende Einarbeitungszeit einstellen.
Fazit
SAP Master Data Governance (SAP MDG) ist eine Software für Stammdatenkonsolidierung und Stammdatensteuerung. Das Ziel ist eine verbesserte Qualität und Konsistenz von Daten und Informationen. Dadurch entfalten sich vielfältige Vorteile, von denen das Unternehmen profitieren kann. Über das Kunden- und Lieferantenmanagement bis hin zu den Materialien und Finanzen ergibt sich in den verschiedenen Bereichen eine neue Transparenz, die zu Prozessoptimierungen führt und zugleich alle Anforderungen an die Compliance erfüllt. Dabei ist die Software einfach zu integrieren und flexibel anwendbar.
FAQ
Was ist MDG?
MDG meint die SAP Master Data Governance. Diese ist eine Software zur zentralen Konsolidierung und Steuerung von Stammdaten entlang des gesamten Lebenszyklus. Dadurch wird eine neue Transparenz erreicht, die für eine verbesserte Qualität und Konsistenz von Informationen sorgt.
Was ist der Unterschied zwischen SAP MDM und MDG?
Während MDM eine zentrale Speicherung von Daten mit Verteilung an andere Systeme ermöglicht, können mit MDG dieselben Daten an verschiedenen Orten gespeichert werden, um redundante Datensätze zu vermeiden. Beide Lösungen dienen der Verwaltung und Pflege von Stammdaten im Unternehmen.
Welche Vorteile hat MDG?
Durch SAP Master Data Governance ergeben sich Vorteile in vielen Unternehmensbereichen. So kann durch die Stammdatensteuerung sowohl das Management von Kunden und Lieferanten als auch von Materialien und Finanzen verbessert werden. Unternehmen profitieren hier von der Einhaltung der Compliance sowie von einer einfachen Integration und Flexibilität.
