Swen Deobald
22. September 2021

Wieso Analytics für HR wichtig ist

Manuelle Prozesse in der Personalabteilung haben einige Nachteile für die Mitarbeiter im HR-Bereich und stellen einen großen Optimierungsbedarf für Unternehmen dar. Wie die SAP Analytics Cloud die Personalabteilung effizienter macht, veranschaulicht dieser Beitrag an 3½ Beispielen aus der Praxis.

Nachteile manueller HR Berichte

Das Erstellen und Verteilen von Berichten ist eine zentrale Aufgabe im Personalwesen. Werden Daten hier z.B. manuell in Excel-Tabellen eingetragen oder in ähnlichen Formaten verwaltet, entstehen mehrere Nachteile für die betroffenen Personaler sowie das Unternehmen. Zu den Nachteilen zählt etwa, dass die Prozesse in dieser Form sehr langsam und fehleranfällig sind. Aber auch wenn alle Daten nach einer Weile ordentlich eingetragen wurden, gibt es keine Garantie mehr für ihre Aktualität. Die Unzuverlässigkeit und geringe Aussagekraft der Daten stehen deshalb in keinem Verhältnis zum hohen Ressourcenaufwand dieses Vorgehens.

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Analytics im HR

Viele Prozesse im Personalwesen können mit Lösungen, wie etwa der SAP Analytics Cloud automatisiert werden. Das Ziel ist, die Vorgänge durch die Automatisierung einfacher, schneller und vertrauenswürdiger zu gestalten. Der richtige Umgang mit den HR Daten optimiert dadurch die Arbeit im Personalbereich und macht die Mitarbeiter insgesamt handlungsfähiger. Dieser Effekt wirkt sich auf das gesamte Unternehmen positiv aus. Welche konkreten Vorteile sich durch Analytics ergeben, wird an folgenden Beispielen deutlich:

Geschwindigkeit

In vielen Personalabteilungen sind regelmäßige Reports mit einem erheblichen personellen und zeitlichen Aufwand verbunden. Dass Abläufe, wie der in der folgenden Grafik mehrere Stunden im Monat dauern können, ist dabei vielen nicht bewusst. Außerdem sind solche manuelle Vorgänge nicht nur zeitintensiv, sondern auch sehr fehleranfällig:

Manuelle Reports

Hoher Aufwand bei manuellen Prozessen

Die Abbildung zeigt, wie kleinschrittig manuelle Prozesse ablaufen und wie viele mögliche Fehlerquellen sich dadurch auftun. Sei es der manuelle Export über Excel, die eigene Datenaufbereitung oder die Freigabe über den Sharepoint – Von Abläufen wie diesen ist abzuraten.

Best Practice

Mit der SAP Analytics Cloud konnte dieser Prozess fast vollständig automatisiert werden, sodass kein manueller Aufwand mehr entsteht und alle Daten immer in Echtzeit vorliegen. Das beutet, dass der Bericht nicht mehr einmal monatlich erstellt wird, sondern jederzeit aktuell zugreifbar ist. Auch manuelle Fehler wurden so deutlich reduziert.

Vertrauen

Treten in manuellen Berichten komplexe Formeln auf, die keiner versteht, kommt es schnell zu Unsicherheit: Hat der Mitarbeiter alles korrekt eingetragen? Sind alle Eventualitäten berücksichtig worden? Da Excel-Files nicht getestet werden, können sich hier viele unbemerkte Fehler befinden, die einen vertrauensvollen Umgang mit den Daten sehr erschweren. Wenn dann bei verschiedenen Kollegen noch unterschiedliche Werte in den Berichten stehen, wird es besonders kritisch.

In diesem Webinar stellen wir Ihnen drei verschiedenen Szenarien aus der Praxis vor, bei denen die SAP Analytics Cloud für wertvolle Insights und Prozessverbesserungen im HR gesorgt hat.

Best Practice

Damit das Management auf der Basis eindeutiger Daten klare Entscheidungen treffen kann, wurde auch hier Analytics eingesetzt und ein Single-Point-of-Truth geschaffen. Das heißt, alle Daten befinden sich gesammelt und korrekt an einem konkreten Ort. Falsche Berechnungen sind hier nicht mehr enthalten und jeder berechtigte Kollege sieht dieselben Werte in den Berichten.

Self-Service für optimierte HR Prozesse

Viele HR Abteilungen haben Schwierigkeiten damit, schnell neue Kennzahlen zu generieren. Oft entstehen umständliche Bearbeitungsketten wie diese:

Bearbeitungskette im HR

Aufwendige Bearbeitungsketten im HR

Die Anforderung wurde hier per Telefon ohne Konzept definiert. Dadurch ist auch dieser Prozess sehr fehleranfällig und umfangreich. Oftmals wird dabei außerdem die IT um Unterstützung gebeten. Das führt zu weiteren Verzögerungen und Abhängigkeiten, die den Prozess behindern.

Best Practice

Mit der SAP Analytics Cloud wurde der Prozess gekürzt, sodass neue Anforderungen selbstständig und ohne die IT bearbeitet werden können. Dafür muss nicht mehr ins Quellsystem geschaut werden, denn nun liegt ein Front-End vor, das genau solche ad-hoc Anfragen unkompliziert beantwortet.

Vereinfachte Bearbeitungskette im HR

Vereinfachung der Bearbeitungskette durch Self-Service

Nutzen

Das letzte „halbe“ Beispiel: Die Analytics Cloud ist zunächst ein leeres Tool ohne Inhalte. Es kann deshalb nicht nur im HR eingesetzt werden, sondern ist auch in anderen Abteilungen anwendbar. So können auch Teamleiter anderer Bereiche mit dem Self-Service einen guten Überblick über ihre Mitarbeiter bekommen, ohne monatliche Berichte anfragen zu müssen. Die Einblicke führen hier ebenfalls zu einer erhöhten Handlungsfähigkeit und zu strategischeren Entscheidungen.

Fazit

Analytics sorgt im Personalwesen für viele Vorteile, die sich unmittelbar im Arbeitsprozess und in den Ergebnissen zeigen. Durch die Automatisierung von Berichten sparen sich Personalmitarbeiter so nicht nur Zeit, sie reduzieren auch die Fehleranfälligkeit manueller Prozesse. Außerdem erübrigen vollständig getestete Analytics Dashboards dem Management Diskussionen über unklare Werte. Dadurch kann ein völlig neues Vertrauen in die Daten geschaffen werden, wodurch die Arbeit verlässlich wird.

Nicht zuletzt unterstützt Analytics auch mit Self-Service-Funktionen, welche das Personalwesen unabhängiger von der IT-Abteilung machen. Der Bonus daran ist, dass dieser Self-Service auch von anderen Fachbereichen verwendet werden kann. Insgesamt erreichen Unternehmen für ihre Mitarbeiter dadurch tiefere Einblicke in Prozesse und ein besseres Verständnis für alle Betriebsabläufe.

Haben Sie Fragen oder Beratungsbedarf zum Thema? Schreiben Sie uns gerne eine Mail an info@compamind.de.

Swen Deobald

Swen Deobald

Mein Name ist Swen Deobald und ich bin begeisterter SAP Analytics Berater. Als Fachbereichsleiter von Compamind unterstütze ich Sie mit meinem Team bei allen Fragen rund um SAP Analytics, Business Warehouse, BusinessObjects und der SAP Analytics Cloud.

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