Business Intelligence im Controlling
Inhaltsverzeichnis
Was ist Business Intelligence?
Business Intelligence (BI) bezeichnet das Sammeln, Aufbereiten und Präsentieren von relevanten Daten in einem Unternehmen, um auf deren Basis Entscheidungen zu treffen. BI ermöglicht also das Data-Driven Decision Making, das Treffen von Entscheidungen auf Basis von Daten statt mithilfe von Intuition.
BI bezieht historische und aktuelle Daten mit ein und sammelt sie aus verschiedenen Quellen. Ein effektives BI-Tool muss deshalb gut mit verschiedenen Datenformaten arbeiten können. Im Gegensatz zu Business Analytics erstellen die Nutzer mit BI keine Prognosen für die Zukunft. Vielmehr sollen die Entscheidungen in der Gegenwart auf eine solide Faktenbasis gestellt werden.
Der Einsatz von Business Intelligence im Controlling
Im Controlling geht es um die Planung und Kontrolle der Prozesse im Unternehmen mit dem Ziel, das Unternehmen so wirtschaftlich wie möglich zu führen und die gesetzten Ziele zu erreichen. Dafür werden Daten aufbereitet und zur Verfügung gestellt, um fundierte Entscheidungen auf der Basis von Daten zu ermöglichen.
Gerade hier kann Business Intelligence sein Potenzial voll entfalten. Eine gut eingerichtetes Business-Intelligence-System automatisiert die Verarbeitung und Analyse der vorhandenen Daten und verbessert so die Effizienz des Controllings.
So kann ein effektives BI-Tool Monats- und Quartalsberichte automatisiert erstellen und weiterleiten. Außerdem ist eine Überwachung der relevanten KPI in Echtzeit möglich, sodass frühzeitig Warnungen ausgegeben werden können, wenn sich ein Indikator maßgeblich verändert.
Besonders die Erstellung eines Single Point of Truth ist interessant für das Controlling. So kann die vorhandene Datenlage vereinheitlicht werden und das gesamte Unternehmen nutzt eine einzige Datenbasis. Dies vermeidet Inkonsistenzen zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen und verhindert so falsche und widersprüchliche Analysen.
Softwarelösungen für Business Intelligence im Controlling
Es gibt viele verschiedene Softwarelösungen, um BI im Controlling umzusetzen. Die Auswahl der passenden Software ist elementar für den Erfolg der Umsetzung. Im Folgenden stellen wir Ihnen drei BI-Lösungen vor, die sich für den Einsatz im Controlling eignen. Gerne beraten wir Sie unverbindlich zu diesen und weiteren Softwarelösungen für Ihr Controlling.
Microsoft Power BI
Microsoft Power BI ist ein leistungsstarkes Analysewerkzeug, das mit seiner Kompatibilität mit allen Microsoftprodukten überzeugt und außerdem über weitere Schnittstellen Daten aus jeder anderen Quelle verarbeiten kann. Es gibt eine SaaS-Variante für den Desktop und eine Version für mobile Endgeräte.
In Power BI können außerdem übersichtliche KPI-Dashboards erstellt werden, um die wichtigsten Indikatoren abzubilden. Die Dashboards funktionieren ebenfalls zuverlässig sowohl am Desktop-PC als auch auf dem Smartphone oder dem Tablet. Die Dashboards können individuell angepasst werden, sodass jede Stelle die für sie relevanten KPI im Blick hat.
Im Controlling kann Microsoft Power BI beispielsweise dazu genutzt werden, monatliche Finanzberichte automatisiert zu erstellen und zu aktualisieren. Die relevanten KPI können in Echtzeit überwacht werden, sodass beispielsweise Budgetabweichungen in Echtzeit sichtbar werden. Controller können außerdem im Self-Service-Verfahren selbstständig Ad-hoc Analysen durchführen, ohne dafür auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.
KPI-Dashboard in Microsoft Power BI (Quelle: Microsoft)
Tableau
Tableau gehört seit 2019 zum Software-Riesen Salesforce und ist ein Tool zur Aufbereitung und Darstellung von Unternehmensdaten. Das Tool punktet vor allem mit der einfachen und übersichtlichen Visualisierung der Daten in anschaulichen Dashboards.
KPI-Dashboard in Tableau (Quelle: Tableau)
Mit Tableau können im Controlling auch große Datenmengen beispielsweise aus Buchhaltung und Vertrieb visuell anschaulich aufbereitet werden. So haben auch Mitarbeiter ohne detaillierte Sachkenntnis schnell einen guten Überblick. Sie können außerdem Was-wäre-wenn-Simulationen durchführen, um die Auswirkung verschiedener Entscheidungen zu simulieren.
SAP Analytics Cloud
Wenn Ihr Unternehmen ein SAP-System verwendet, ist die SAP Analytics Cloud (SAC) eine leistungsstarke SaaS-Lösung für die Umsetzung einer effektiven Business Intelligence im Controlling.
SAC ist hoch kompatibel mit SAP-Produkten wie S/4HANA, Business Warehouse oder SuccessFactors, aber auch mit Nicht-SAP Produkten wie GoogleDrive. So können Daten aus allen verfügbaren Quellen gesammelt und verarbeitet werden, um dem Controlling umfassende Analysen zu ermöglichen. Die aufbereiteten Daten können die Mitarbeiter im Controlling unkompliziert in Ad-hoc-Berichten visualisieren.
Für das Controlling ist SAC auch deshalb interessant, weil die Anwendung auch Prognosen für die Zukunft ermöglicht. SAC geht hier über den Bereich der BI hinaus und verbindet die Analyse der historischen und aktuellen Daten für eine fundierte Entscheidungsfindung mit der Prognostizierung zukünftiger Entwicklungen im Unternehmen.
SAP Analytics Cloud (Quelle: mindsquare)
SAC verfügt außerdem über die Einbindung von generativer KI, um Berichte zu automatisieren und die Datenanalyse noch effizienter zu gestalten. Neben der generativen KI werden die Nutzer außerdem durch die SAP-KI Joule unterstützt. Joule ermöglicht es den Anwendern, Fragen an natürlicher Sprache zu stellen und so schnell und präzise Antworten zu ihren Daten zu erhalten.
Beispiel: SAP Analytics Cloud im Controlling
Ein international tätiges Produktionsunternehmen hat mehrere Standorte, eine insgesamt komplexe Kostenstruktur und nutzt als ERP-System S/4HANA. Bisher wurden die monatlichen Berichte manuell aus dem SAP-System extrahiert und in Excel ausgewertet. Die Controller hatten dabei oft mit den verschiedenen Datenformaten zu kämpfen und es kam teilweise zu inkonsistenten Berichten. Die Kostenstellenberichte werden vierteljährlich manuell aus dem ERP-System gezogen und in PowerPoint-Präsentationen veranschaulicht. Insgesamt führte diese Vorgehensweise zu viel manuellem Aufwand und einer unzureichenden Datenbasis für die Entscheidungen des Managements.
Um dieses Problem anzugehen, entscheidet sich das Unternehmen für die Einführung der SAP Analytics Cloud. Durch die direkte Anbindung an S/4HANA fließen die Daten aus der Buchhaltung, dem Einkauf und der Produktion in Echtzeit in die SAC und die Controller haben einen Überblick über die aktuellen Daten. Die bisherigen Probleme mit der Verarbeitung von Daten aus verschiedenen Quellen kann die SAC lösen. Auch die Daten aus On-Premise-Quellen werden zuverlässig verarbeitet.
Das Controlling muss nun nicht mehr in regelmäßigen Abständen die Daten manuell aus dem System ziehen und in Präsentationen verarbeiten, sondern kann sich die Daten in übersichtlichen Dashboards anzeigen lassen und dem Management so zur Verfügung stellen. Für die Planung zukünftiger Investitionen muss sich das Management nicht mehr auf sein Bauchgefühl verlassen. Das Controlling kann für verschiedene Optionen mithilfe der SAC detaillierte Szenarien entwerfen und so dem Management die datenbasierte Entscheidungsfindung ermöglichen.
Fazit
Das Thema Business Intelligence gewinnt immer mehr Bedeutung und ist für das Controlling sehr interessant. Tools wie Microsoft Power BI, Tableau oder SAC nutzen die im Unternehmen vorhandenen Daten und bereiten sie für das Controlling auf. Das Controlling kann dann mithilfe der Tools anschauliche Dashboards erstellen, um so dem Management Echtzeitdaten zur Verfügung zu stellen. Somit können sowohl die Effizienz des Controllings gesteigert als auch die Qualität der Daten erhöht werden. Die Mitarbeiter im Controlling müssen die großen Datenmengen nicht mehr manuell bewältigen und das Management kann die relevanten KPI auf einen Blick überprüfen.
Wenn Sie sich für Business Intelligence im Controlling interessieren, helfen wir Ihnen gerne weiter. Als Experten im Bereich der Datenaufbereitung und -analyse unterstützen wir Unternehmen bei der Einführung effektiver BI-Lösungen.
Potenzialworkshop – SAP Analytics Cloud
Die SAP Analytics Cloud ist ein weiteres - vollständig cloudbasiertes - Tool. Lernen Sie in unserem Potenzialworkshop mit ihr umzugehen.
Weitere Informationen
- Artikel zu Business Intelligence im Controlling bei Haufe
- Artikel “Business Intelligence” im Controlling-Wiki der Hochschule Luzern
FAQ
Was ist Business Intelligence und welchen Mehrwert bietet es?
Business Intelligence (BI) bezeichnet das Sammeln, Aufbereiten und Analysieren von Unternehmensdaten, um datenbasierte Entscheidungen zu ermöglichen. BI ermöglicht es, historische und aktuelle Daten aus verschiedenen Quellen zu nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Dadurch wird das Controlling effizienter, da manuelle Prozesse reduziert und Fehler vermieden werden. Unternehmen profitieren von einem Single Point of Truth, sodass alle Abteilungen auf eine einheitliche Datenbasis zugreifen.
Wie kann Business Intelligence das Controlling verbessern?
BI-Tools automatisieren die Erstellung und Analyse von Berichten, was Zeit spart und die Fehlerquote reduziert. Durch Echtzeit-Dashboards können Controller wichtige KPIs jederzeit überwachen und frühzeitig auf Veränderungen reagieren. Zudem erleichtert ein Single Point of Truth konsistente und verlässliche Berichte, die Inkonsistenzen zwischen Abteilungen verhindern.
Welche Business Intelligence-Softwarelösungen eignen sich für das Controlling?
Es gibt verschiedene BI-Tools, die für das Controlling geeignet sind. Zu den bekanntesten Tools zählen die folgenden Anwendungen:
- Microsoft Power BI: Integration mit Microsoft-Produkten, Echtzeit-Überwachung von KPIs, Self-Service-Analysen.
- Tableau: Starke Visualisierungsmöglichkeiten, einfache Bedienung, Simulation von Was-wäre-wenn-Szenarien.
- SAP Analytics Cloud (SAC): Ideal für SAP-Nutzer, bietet KI-gestützte Analysen und Prognosen für die Zukunft.
