Wie Sie Ihre Vertriebsprozesse mit Process Mining analysieren können
Process Mining wird auch als Röntgen der Vertriebsprozesse verstanden. Anhand eines Kundenbeispiels verdeutlichen wir, wie der Einsatz von Process Mining dazu führte, dass die Effizienz der Prozesse in einem internationalen Vertrieb mit dezentralisierten Vertriebsteams signifikant gesteigert werden konnte.
Einleitung in das Kundenbeispiel
Process Mining ist eine datengetriebene Methode zur Analyse von Geschäftsprozessen. Es nutzt Protokolldaten aus IT-Systemen, um Prozessabläufe sichtbar zu machen, Engpässe aufzudecken und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Wie Process Mining in der Praxis eingesetzt wird, ist aber nicht für alle direkt nachvollziehbar. Die Potenziale, die in dieser Methode stecken, möchten wir daher an einem echten Praxisbeispiel einmal genauer erläutern.
Das im Folgenden erwähnte Unternehmen kommt aus der Gas- und Energiebranche. Mit ca. 1700 Mitarbeitern verzeichnet es einen Jahresumsatz von 1,8 Mrd. Euro.
Ausgangslage
Die Ausgangslage des Unternehmens ist geprägt durch einen internationalen Vertrieb mit dezentralen Vertriebsteams. Um Flexibilität zu bewahren, hat sich das Unternehmen anfänglich dazu entschieden, dass alle Vertriebsteams nach ihren eigenen Vorstellungen arbeiten dürfen.
Aufgrund der fehlenden Standardisierung der Vertriebsprozesse waren die Prozesslaufzeiten lang, der Ressourcenbedarf und die Gesamtkosten der Prozesse entsprechend hoch. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, wurden in den letzten drei Jahren mehrere Projekte zur Einführung eines standardisierten Vertriebsprozesses durchgeführt. Zuletzt wurde, gemeinsam mit der mindsquare, eine wichtige Maßnahme umgesetzt: Die Konsolidierung von drei Verkaufsorganisationen in SAP.
Gründe für den Einsatz von Process Mining
Nach erfolgreicher Durchführung der Konsolidierung hat sich das Unternehmen die Fragen gestellt:
- Wie einheitlich arbeitet unser Vertrieb wirklich?
- Wie ist die Performance unseres neuen Vertriebs?
- Wo sind noch Schwachstellen und Potentiale?
Diese Fragen bilden den Ursprung der Entscheidung Process Mining einzusetzen und eine Prozessanalyse mit Celonis durchzuführen.
Abbildung 1: Pilotierung von Celonis
Vorgehensweise
Im Rahmen unserer Celonis for Consulting (C4C) Partnerschaft bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, Process-Mining-Analysen ohne Lizenzpflicht durchzuführen. Dieses Angebot eignet sich besonders gut für Pilotierungs- und Validierungsphasen von Business Cases.
Die Zielsetzung der Demo bestand darin, den Anteil des „Easy Path“ im Prozess zu ermitteln, relevante Prozess-KPIs zu messen und Optimierungspotentiale zu identifizieren.
Abbildung 2: Zentrale Process KPI´s
Vor der Demo wurden die notwendigen SAP SD-Daten exportiert und in Celonis importiert. Zudem haben wir den Prozess bereits vorab modelliert und ein Analysecockpit speziell für diese Demo erstellt.
Abbildung 3: Process Explorer des Celonis System
Ergebnisse
Performance
Unsere Analyseergebnisse mit Celonis haben verschiedene Verbesserungen in der Performance des untersuchten Prozesses gezeigt.
Die durchschnittliche Durchlaufzeit der Vertriebsprozesse konnte, im Vergleich zu vor 3 Jahren, um 7 Tage reduziert werden, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung führte. Des Weiteren wurden 65 % aller Fälle innerhalb von nur 12 Stunden bearbeitet. Ein weiteres Ergebnis war die Reduzierung von Fällen, die eine Dauer von über 30 Tagen aufwiesen, um etwa 10 %. Dies bedeutet, dass Fälle nun schneller abgewickelt werden, was die Gesamtprozessdurchlaufzeit deutlich optimiert.
Die Konformität über alle Prozesse hinweg wurde ebenfalls verbessert und liegt nun bei 91,38 %. Dies bedeutet, dass der Prozessablauf deutlich stabiler geworden ist und eine höhere Einhaltung der definierten Regeln und Standards gewährleistet wird.
Process Mining: Potentiale
Neben den erzielten Verbesserungen konnten auch Potenziale im Prozess identifiziert werden. Insbesondere bei der Kommissionierung wurde festgestellt, dass es häufig zu spät entdeckt wurde, wenn bestimmte Materialien nicht verfügbar waren. Dadurch entstanden unnötige Zusatzschritte und Engpässe im Prozessablauf.
Um das Problem zu beheben, leiten wir aktuell die Optimierung der Verfügbarkeitsprüfung in SAP ein, um die überflüssigen Zusatzschritte zu eliminieren.
Process Mining auch für Ihren Anwendungsfall?
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob sich Ihre Prozesse für eine Analyse mittels Process Mining eigenen, kontaktieren Sie uns gerne. Gemeinsam können wir die Potenziale erschließen – schreiben Sie uns eine Mail an info@compamind.de oder vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin: unser Kalender
