People Analytics revolutioniert das HR-Umfeld – Was Sie jetzt beachten müssen
Das Thema „Big Data“ erfährt zunehmende Bedeutung in deutschen Unternehmen. In diesem Zusammenhang wird auch die Datenauswertung für HR-Bereich immer relevanter. Aber was ist HR-Analytics? Diese Frage wird von vielen Personalern gestellt, die mit HR-Analytics beginnen möchten.
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie daher, was hinter HR-Analytics steckt und wie sie die Personalwirtschaft verändert. In einer Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie zudem, wie Sie Daten sowie Analysen in Ihrem Rekrutierungs- und Talentmanagement erstellen und sinnvoll nutzen können.
Was ist People Analytics?
Unter dem Begriff HR-Analytics, auch People Analytics genannt, versteht man den Einsatz von Daten und Datenanalysetechniken zur Verbesserung und Optimierung der Personalabteilung eines Unternehmens. Der Nutzen dieser Technik besteht darin, Personendaten mit verschiedenen Arten von Geschäftsdaten zu verknüpfen, um umsetzbare Ergebnisse zu erzielen, die mit den Unternehmenszielen wie Umsatzsteigerung und Kostensenkung in Verbindung stehen.
People Analytics wird in Unternehmen immer häufig eingesetzt. Dies ist insbesondere auf die folgenden drei Hauptfaktoren zurückzuführen:
- die explosionsartige Zunahme von Daten und Datenanalysen aufgrund von Verbesserungen der Technologie und Software.
- die zunehmende Aufforderung an die Personalabteilungen, ihre Entscheidungen auf Basis messbarer Ergebnisse, statt auf dem Bauchgefühl oder subjektiven Urteilsvermögen zu rechtfertigen.
- die Masse an Mitarbeiterdaten, einschließlich demographischer Daten, Leistungsdaten, beruflicher Werdegang, Vergütung und Schulung, die für strategische Zwecke genutzt werden können.
Typische Datenquellen für People Analytics
Es gibt drei Haupttypen von talentbezogenen Daten, die analysiert werden können:
- Daten zu Demographien, Fähigkeiten und Engagement
- Informationen über Anwesenheiten, Teilnahme an Trainings-, Entwicklungs- und Führungsprogrammen sowie Ergebnisse von Schlüsselprojekten und -aufträgen
- Leistungsdaten wie Leistungsbewertungen und Daten, die durch den Einsatz von Instrumenten wie 360-Beurteilungen und Nachfolgeprogrammen erfasst werden
Diese Fähigkeiten benötigen Sie, um HR-Analysen effektiv einzusetzen
Obwohl People Analytics viele Möglichkeiten für Unternehmen eröffnet, sind auch einige Fähigkeiten der Mitarbeiter erforderlich, um die richtigen Daten zu erfassen, auszuwerten und zielgerichtete Maßnahmen einleiten zu können. Dazu gehören:
- die Geschäftsberatung zur Identifizierung kritischer Probleme
- die analytischen Fähigkeiten zur Durchführung der Analyse
- das Stakeholder-Management, um alle Stakeholder zusammenzubringen und das HR-Analytics-Projekt zu ermöglichen
- das Storytelling und die Visualisierung, um Ergebnisse effektiv mit dem Unternehmen auszutauschen
Welche Vorteile bietet HR-Analytics?
Mit People Analytics kann die Effektivität der Talentakquise eines Unternehmens nachhaltig verbessert werden. Aufgrund der Bestimmung der Arbeitsplatzqualifikationen und der Messung der potenziellen Voreinstellungen von Kandidaten kann Analytics zur Vorauswahl und Selektion von Kandidaten für eine offene Stelle beitragen.
Zu den weiteren Vorteilen der Rekrutierung gehören:
- die Zeitersparnis aufgrund des Ersatzes manueller Prozesse.
- die Erhöhung der Qualität der Personaleinstellung durch Vermeidung unbewusster Vorurteile zu Beginn des Einstellungsverfahrens.
- die Sammlung von Rekrutierungs- und Einstellungsdaten, die mit Geschäftsergebnissen wie z.B. erhöhten Einnahmen korreliert werden können.
Durch HR-Analytics ist es Personalvermittlern nun möglich, Rekrutierungsdaten zu sammeln, zu speichern und zu analysieren. Die Verknüpfung von Rekrutierungsdaten mit Geschäftsdaten ermöglicht es zudem, die Talentakquise zu einer strategischen Funktion zu machen, indem sie umsetzbare Einblicke in das Unternehmen bietet.
Wie prägt People Analytics das Unternehmen?
Die zuvor erwähnten Beispiele sind nur der Anfang. Tatsächlich ermöglicht People Analytics den Unternehmen, die geschäftlichen Auswirkungen der Personalpolitik zu messen. Durch die Anwendung komplexer statistischer Analysen kann die HR-Abteilung die Zukunft der Belegschaft vorhersagen.
Die Kenntnis der Auswirkungen der Personalpolitik tragen auch dazu bei, dass die Personalabteilung zu einem strategischen Partner wird, da ihre Strategien künftig an den Geschäftszielen der Unternehmung ausgerichtet werden können.
Diese Herausforderungen müssen Unternehmen bewältigen
Das renommierte Havard Business Review führte eine Umfrage unter Führungskräften zu den Herausforderungen im Zusammenhang mit People Analytics durch. Die Untersuchung ergab, dass das größte Hindernis für eine bessere Nutzung der Daten ungenaue, inkonsistente oder schwer zugängliche Daten sei, die zu viel manuelle Manipulation erfordern. 47 % glaubten zudem, das größte Hindernis mangelnder analytischer Scharfsinn oder fehlende Fähigkeiten der HR-Fachleute seien.
People Analytics unterstützt Unternehmen dabei, diese Herausforderungen zu bewerkstelligen. Mittels Software kann die Personalabteilung auf Daten zuzugreifen, ohne sie manuell aufbereiten zu müssen. Zudem stattet sie die Personalabteilung mit einem Werkzeug aus, das eine Abkürzung zu den analytischen Fähigkeiten bietet.
Aber warum wird People Analytics dann mit Skepsis betrachtet? Ein Grund hierfür könnte die Glaubwürdigkeit sein. Denn Entscheidungen, die auf Fachwissen basieren, sind in der Regel gesellschaftlich akzeptabler als Entscheidungen, die auf Daten oder Algorithmen fundieren.
Bei dem Einstellungsverfahren bedeutet dies, dass sowohl die Bewerber als auch die Arbeitgeber möglicherweise einen subjektiven, intuitiven Ansatz bei der Einstellung bevorzugen. Einige Personalabteilungen könnten sich daher gegen die Verwendung datenbasierter Ansätze sträuben, weil sie befürchten, dass diese ihre Fachkenntnisse untergraben. Diese Annahme ist jedoch unbegründet, da Fachkenntnisse nach wie vor notwendig sind, um die Qualität der gesammelten Daten sorgfältig zu bewerten, die Analysen in einen Kontext zu stellen und ihnen einen Sinn zu geben und zu entscheiden, wie die Ergebnisse am besten in die Tat umgesetzt werden sollten. Dieses kritische Denken können Algorithmen nicht ersetzen, weshalb nach wie vor die Expertise von Personalabteilungen benötigt wird.
Tipps zum Einstieg in People Analytics
Organisationen sollten zuallererst mit einfachen Fragen beginnen. Ein Beispiel hierfür ist: “Welche Mitarbeiter sind meine High Potentials?”. Diese Frage kann bereits mittels einfacher Statistik beantwortet werden. Nachdem Sie die richtige Frage gestellt haben, müssen Sie Daten aus Ihren verschiedenen Systemen auswählen. Diese Daten werden dann kombiniert, bereinigt und analysiert. Die anschließende Analyse führt dann zu den gewünschten Erkenntnissen.
Doch nicht alle Erkenntnisse sind gleich interessant. Deshalb sollten Sie Fragen zu Dingen stellen, die Sie ändern können. Das Geschlecht eines Mitarbeiters kann beispielsweise nicht geändert werden. Andere Aspekte wie der Führungsstil oder das Engagement können hingegen schon beeinflusst werden. Die richtigen Fragen zu stellen, führt somit zu den handlungsrelevanten Einsichten.
Kommen wir auf die zu Beginn aufgestellte Beispielfrage zurück. Diese kann Ihnen dabei helfen, die Beziehungen zwischen den Fähigkeiten der Menschen und den Ergebnissen der Organisation zu quantifizieren. Gleichzeitig hilft Analytics den Unternehmen bei der Verfolgung von Fehlzeiten, Umsätzen, Verdacht auf Burnout, Leistungen und anderen relevanten Zahlen.
Wenn Sie darüber hinaus wissen, wie Ihre Mitarbeiter ticken, können Sie ein besseres Arbeitsumfeld schaffen und zukünftige Führungskräfte identifizieren. Stellen Sie sich vor, Sie können vorhersagen, welche Mitarbeiter das Unternehmen am ehesten verlassen werden. Diese Informationen helfen Ihrem Nachfolgemanagement und kommen der strategischen Personalplanung zugute.
So können Sie People Analytics implementieren
Während die Mehrheit der Unternehmen die Notwendigkeit und den Wert einer zusätzlichen analytischen Kapazität für ihre Mitarbeiterfunktion erkannt haben, setzen nur wenige tatsächlich diese Fähigkeiten im Personalwesen ein. Die Lücke zwischen dem Wunsch, die Analytik zu nutzen, und ihrer Umsetzung stellt eine große Chance für fortschrittliche Personalabteilungen dar. Diese können sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen, da sie bereits über die notwendigen Erfahrungen und Fähigkeiten im Umgang mit Analytics verfügen.
Derzeit wird es immer wichtiger die Konkurrenz hinsichtlich der Rekrutierung von neuen Bewerbern zu schlagen. Um nicht abgehängt zu werden, können Sie die 4 unten aufgeführten Schritte zur Implementierung von People Analytics befolgen.
Schritt 1: Eine Kultur der datengestützten Entscheidungsfindung fördern
Eine datenbasierte Entscheidungskultur zeichnet sich in erster Linie durch das Sammeln von Daten, die Analyse von Informationen und die Durchführung von Tests aus. Die Förderung von Innovationen, die Tolerierung von Fehlern und die Betonung des kontinuierlichen Lernens tragen darüber hinaus zur Aufrechterhaltung dieser Kultur bei. Somit haben Einsichten, die durch die Daten offenbart werden, Vorrang vor individuellen Meinungen oder dem Bauchgefühl.
Schritt 2: Eine Frage identifizieren, die Sie beantworten möchten
Beginnen Sie zunächst mit der Ermittlung Ihrer aktuellen Schmerzpunkte. Fragestellungen wie „Was plagt Ihr Unternehmen derzeit am meisten?“ können dabei helfen diese zu identifizieren. Fangen Sie dabei klein an und versuchen Sie möglichst spezifisch zu sein. Auch die Festlegung eines spezifischen Ziels kann für die Umsetzung hilfreich sein. Denken Sie dafür an eine Hypothese, die auf einem Problem basiert, das Sie gerade erleben und von dem Sie glauben, dass die Daten zur Lösung beitragen werden. Anschließend legen Sie auf Grundlage dieser Hypothese fest, was gemessen und welche Daten gesammelt werden müssen.
Schritt 3: Daten sammeln
Entscheiden Sie anhand des zweiten Schritts, welche Daten gesammelt werden sollen. Verwenden Sie genaue Datenmesswerkzeuge und Software, um sicherzustellen, dass die Daten auf standardisierte Weise erfasst werden. Die Software sucht dann nach Mustern in Ihren Daten. Die Technologien hierfür werden von viele Unternehmen kostenlos zum Testen oder zu ermäßigten Preisen für Erstanwender bereitgestellt.
Schritt 4: Ergebnisse interpretieren und Maßnahmen ergreifen
Finden Sie auf der Grundlage der Ergebnisse Ihrer Datenanalyse heraus, welche Geschichte hinter den Daten steckt und bestimmen Sie dann, welche Maßnahmen ergriffen werden können. Fügt man der Datenauswertung ein spezifisches Szenario hinzu, so lassen sich die numerischen Ergebnisse besser ermitteln. Ziel dieses sogenannten Data Storytelling ist es, die Bedeutung hinter den Daten hervorzuheben.
Best Practices zur Implementierung
Um mit People Analytics beginnen zu können, müssen Sie zunächst die Daten aus verschiedenen HR-Systemen kombinieren. Im Folgenden verdeutliche ich Ihnen daher das Vorgehen anhand eines Beispiels.
Angenommen, Sie möchten die Auswirkungen des Mitarbeiterengagements auf die finanzielle Leistung messen. Um diese Beziehung quantifizieren können, müssen Sie Ihre jährliche Umfrage zum Mitarbeiterengagement mit Ihren Leistungsdaten verbinden. Erst dann können Sie die Auswirkungen des Engagements auf die finanzielle Leistung verschiedener Geschäfte und Abteilungen berechnen.
Dies ist nur ein Beispiel für einen Anwendungsfall, der durch People Analytics ermöglicht wird. Stellen Sie sich vor, Sie könnten die geschäftlichen Auswirkungen Ihres Lern- und Entwicklungsbudgets berechnen oder vorhersagen, welche Neueinstellungen in zwei Jahren zu Ihren leistungsstärksten Mitarbeitern werden. Mit diesen Informationen würden sich Ihre Auswahlverfahren und -entscheidungen deutlich verändern. Wichtige HR-Bereiche werden sich daher aufgrund der Erkenntnisse aus der HR-Analyse deutlich verändern.
Zukünftige Entwicklungen mit HR-Analytics
People Analytics wird die Rekrutierungsfunktion durch die Automatisierung des Screenings von Kandidaten verändern. Dies hat nachgelagerte Vorteile für die Rekrutierung, das Leistungsmanagement, den Umsatz und die Personalplanung.
Rekrutierung
Die oberste Priorität der Personalabteilung ist die Beschaffung neuer Mitarbeiter. Doch Branchenexperten sind der Meinung, dass traditionelle Fähigkeiten zur Rekrutierung, wie z.B. die Boolesche Suche, überflüssig werden.
Stattdessen werden die Personalvermittler eher als Vermarkter und Beziehungsbildner fungieren, indem sie sich darauf konzentrieren, den Erstkontakt mit den qualifiziertesten Kandidaten herzustellen. Demnach wird der wirkliche Wert von Personalvermittlern in der Kontaktaufnahme und dem Engagement der Kandidaten liegen.
Anhand der erfassten Daten kann ein Profil darüber erstellt werden, wie der Erfolg der Mitarbeiter in einer bestimmten Rolle aussieht. Dieses Wissen kann dann auf die Kandidaten angewandt werden, um die Auswahlfunktion zu automatisieren.
Die Verknüpfung von Daten vor der Personaleinstellung mit Leistungsdaten nach der Rekrutierung ermöglicht es den Personalbeschaffungs- und Talentakquisitionsabteilungen, die Effektivität ihrer Personalbeschaffungsfunktion genauer zu messen.
Leistungsmanagement
Mitarbeiter mit Spitzenleistungen tragen viel zum Wert eines Unternehmens bei. Folglich sollten sie auch eine höhere Vergütung erhalten, um ihren Einsatz zu belohnen und sie motiviert zu halten. Mit Hilfe von People Analytics können Personalabteilungen die Mitarbeiter mit den besten Leistungen identifizieren. Gleichzeitig können auch unterdurchschnittliche Leistungsträger erfasst werden, sodass es der Personalabteilung möglich ist, Interventionen einzuleiten, Schulungen anzubieten oder Teammitglieder zu motivieren. Zudem kann auch das Engagement der Mitarbeiter gemessen und somit die Wirksamkeit von Engagementprogrammen beurteilt werden.
Umsatz
Etwa 80 % des Firmenbudget wird durch die Vergütung von Mitarbeitern ausgeschöpft, weshalb hohe Fluktuationsraten einen großen Kostenfaktor und ein Schlüsselproblem für die Personalabteilung darstellen, welches es zu lösen gilt.
Anhand der Daten kann festgestellt werden, bei welchen Mitarbeiter ein Fluchtrisiko besteht, sodass entsprechende Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung wie zum Beispiel eine Beförderung, Entwicklungsmöglichkeit, Gehaltserhöhung oder Vergünstigung eingeleitet werden können.
Planung der Belegschaft
People Analytics unterstützt Personalabteilung bei der Ermittlung der durchschnittlichen Fluktationsrate in den Abteilungen. Auf Basis dieser Werte können dann Neubesetzungen eingestellt werden. Darüber hinaus kann das Umsatzwachstum und der Marktanteil Ihres Unternehmens erfasst werden, sodass Sie neue Mitarbeiter proaktiv für zukünftiges Wachstum rekrutieren und einzustellen können.
Fazit
HR wird immer mehr zu einem datengesteuerten Funktionsbereich. Bislang wurden Daten hauptsächlich zur Erstellung beschreibender Berichte verwendet, da ihnen die Fähigkeit fehlte, die Daten auf strategische Weise zu nutzen, um Geschäftsziele wie die Umsatzsteigerung und Kostensenkung zu erreichen. Dieser Mangel an Analytik in der Personalabteilung stellte eine riesige, unausgeschöpfte Chance dar. Frühe Anwender, die die Daten erfolgreich nutzten, konnten ihre Konkurrenten in ihren Talentstrategien übertreffen.
Somit bietet People Analytics Unternehmen einen enormen Wert. Denn durch die Anwendung komplexer statistischer Analysen kann die Personalabteilung die Zukunft der Belegschaft vorhersagen. Dies eröffnet den Managern die Möglichkeit, die finanziellen Auswirkungen der Personalpolitik genauer zu quantifizieren.
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