Datenbasiertes Arbeiten ist für viele Unternehmen schwierig, weil Abteilungen ihre eigenen Tabellen pflegen und übergreifende Analysen hohen Abstimmungsaufwand erfordern. Mit Power BI Service können Sie Ihre Daten bündeln und sie zentral über den Browser bereitstellen. Erfahren Sie in diesem Beitrag, was die wichtigsten Funktionen, Vorteile und Einsatzbereiche von Power BI Service sind.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Zentrale Daten: Berichte und Dashboards können Sie mit Power BI Service an einem Ort bündeln und verwalten.
- Aktuelle Einblicke: Daten werden automatisch aktualisiert, sodass Anwender wichtige Kennzahlen jederzeit schnell im Blick haben.
- Einfach zusammenarbeiten: Inhalte können geteilt und über Browser oder mobile Geräte abgerufen werden.
Was ist Power BI Service?
Power BI Service ist die Software-as-a-Service-Komponente von Microsoft Power BI. Diese Plattform besteht aus drei Hauptkomponenten:
- Power BI Desktop: die kostenlose Windows-Desktopanwendung für Designer von Berichten und Dashboards
- Power BI Dienst oder Power BI Service: die Online-Anwendung für Entwickler und Nutzer
- Mobile Power BI Apps für Windows, iOS und Android
Anwender erstellen in Power BI Desktop oder direkt in Power BI auf Grundlage verschiedenster Datenquellen (z. B. Excel, Datenbanken, Salesforce) Berichte und laden diese in Power BI Service hoch, um daraus interaktive Dashboards oder Diagramme zu erstellen.
Im Vergleich: Power BI Service und Power BI Desktop
| Power BI Desktop | Power BI Service |
| Daten aufbereiten und transformieren | Berichte veröffentlichen |
| Datenmodelle erstellen | Dashboards bereitstellen |
| Berichte erstellen | Inhalte teilen und gemeinsam nutzen |
| Komplexe Analysen durchführen | Zugriff über Browser und mobile Apps |
Power BI Service: Die wichtigsten Funktionen
Berichte und Dashboards
In Power BI Service hochgeladene Daten lassen sich visualisieren. Dies gilt für Berichte wie für Dashboards. Doch wo liegt der Unterschied zwischen diesen beiden, auf den ersten Blick sehr ähnlichen, Darstellungsformen? Die Tabelle zeigt die wesentlichen Unterschiede:
Dashboards
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Berichte
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| Beispiel: Die Geschäftsführung sieht Umsatz, Gewinn und Auftragseingang auf einer zentralen Seite.
|
Beispiel: Der Vertriebsleiter filtert den Umsatz nach Region und einzelnen Kunden. |
Arbeitsbereiche
- Berichte, Dashboards und semantische Modelle werden zentral organisiert
- Einfache Zusammenarbeit von Teams
- Zugriffsrechte für verschiedene Nutzer
Beispiel: Vertrieb und Controlling arbeiten in einem gemeinsamen Workspace mit unterschiedlichen Berechtigungen.
Datenaktualisierung
- Automatische Aktualisierung der Daten
- Zeitgesteuerte Aktualisierungen
- Je nach Datenquelle auch nahezu in Echtzeit möglich
Beispiel: Ein Vertriebsdashboard wird morgens automatisch mit den aktuellen Verkaufszahlen aktualisiert.
Freigabe und Zusammenarbeit
- Berichte und Dashboards gezielt teilen
- Zugriffsrechte vergeben
- Zusammenarbeit innerhalb von Teams
- Inhalte über Browser und Apps verfügbar
Beispiel: Die Vertriebsleitung stellt ein Umsatzdashboard allen relevanten Mitarbeitern zur Verfügung.
Mobile Nutzung
- Zugriff auf Berichte und Dashboards per Smartphone oder Tablet
- Kennzahlen auch unterwegs abrufbar
- Geeignet für Führungskräfte und Außendienst
Beispiel: Ein Vertriebsleiter prüft während eines Kundentermins die aktuellen Umsatzzahlen und den Stand der Verkaufspipeline direkt auf dem Smartphone.
Vorteile von Power BI Service
Power BI Service bietet umfangreiche Vorteile für alle, die intensiv im Team zusammenarbeiten und großen Wert auf optimierten Informationsfluss legen.
- Zentrale Datenbasis: Informationen aus verschiedenen Quellen werden an einem Ort bereitgestellt.
- Einfache Visualisierung: Daten lassen sich übersichtlich in Diagrammen, Berichten und Dashboards darstellen.
- Automatische Aktualisierung: Daten können regelmäßig oder nahezu in Echtzeit aktualisiert werden.
- Einfache Zusammenarbeit: Berichte und Dashboards können gezielt mit anderen Nutzern geteilt werden.
- Zugriff von überall: Inhalte sind über Browser und mobile Apps verfügbar.
- Datengestützte Entscheidungen: Aktuelle Kennzahlen helfen dabei, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Einsatzbereiche von Power BI Service
Vertrieb
- Pipeline überwachen: Offene Verkaufschancen und deren Entwicklung im Blick behalten.
- Umsatz analysieren: Umsätze mit Zielen und vergangenen Zeiträumen vergleichen.
- Beispiel: Frühzeitig erkennen, wenn Vertriebsziele gefährdet sind.
Marketing
- Kampagnen auswerten: Reichweite, Leads und Conversions verschiedener Kampagnen vergleichen.
- Budget kontrollieren: Kosten und Ergebnisse einzelner Marketingkanäle gegenüberstellen.
- Beispiel: Erkennen, welche Kampagne die besten Ergebnisse erzielt.
Controlling
- Kennzahlen überwachen: Umsatz, Kosten und Gewinn zentral darstellen.
- Soll-Ist-Vergleiche: Abweichungen von Budget und Planung schnell erkennen.
- Beispiel: Steigende Kosten frühzeitig identifizieren und gegensteuern.
Produktion
- Produktionsdaten analysieren: Auslastung, Produktionsmengen und Durchlaufzeiten überwachen.
- Qualität kontrollieren: Ausschuss und Fehlerquoten auswerten.
- Beispiel: Produktionsprobleme oder erhöhte Ausschussraten schnell erkennen.
Personalwesen
- Personalentwicklung analysieren: Mitarbeiterzahlen und Personalbedarf auswerten.
- Fluktuation und Fehlzeiten überwachen: Entwicklungen nach Abteilungen oder Standorten vergleichen.
- Beispiel: Bereiche mit besonders hoher Fluktuation identifizieren.
Sicherheit und Berechtigungen
Power BI Service ermöglicht eine gezielte Steuerung des Zugriffs auf Berichte, Dashboards und Daten. Über Arbeitsbereiche, Rollen und Berechtigungen lässt sich festlegen, welche Nutzer Inhalte anzeigen, bearbeiten oder verwalten dürfen. Dadurch können Unternehmen Informationen kontrolliert innerhalb und außerhalb der Organisation bereitstellen.
Eine Methode für den kontrollierten Datenzugriff: Row-Level Security (RLS). Hiermit lässt sich der Zugriff abhängig von der Rolle oder dem jeweiligen Nutzer einschränken. So können verschiedene Abteilungen mit demselben Bericht arbeiten, ohne automatisch Zugriff auf sämtliche darin enthaltenen Informationen zu bekommen. Besonders bei sensiblen Unternehmens-, Finanz- oder Personaldaten unterstützt dies eine kontrollierte und rollenbasierte Bereitstellung von Informationen.
Power BI Service – Zukunftsfähige Plattform für Business Intelligence
Power BI Service ist für alle Unternehmen geeignet, die Daten dauerhaft in Entscheidungsprozesse integrieren und Business Intelligence organisationsweit nutzbar machen möchten.
Besonders für Organisationen, die bereits auf Microsoft-Technologien setzen, ist Power BI Service eine naheliegende Wahl für den Aufbau einer datenorientierten Unternehmenskultur. Denn die Plattform lässt sich gut in bestehende Strukturen einbinden.
Wie hoch der Nutzen der Plattform ist, hängt dabei nicht nur von einer hochwertigen Datenbasis und der technischen Integration ab, sondern vor allem von der organisatorischen Verankerung: von klaren Verantwortlichkeiten und verbindlichen Regeln für den Umgang mit Berichten und Kennzahlen.
Dieser Artikel wurde bereits am 28. April 2023 veröffentlicht und am 13. Oktober mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
1) Was ist Power BI Service?
Power BI Service ist die cloudbasierte SaaS-Komponente von Microsoft Power BI. Anwender nutzen den Dienst zur Veröffentlichung, Verwaltung und gemeinsamen Nutzung von Berichten, Dashboards, Apps und Analysen innerhalb und außerhalb von Organisationen.
2) Was ist der Unterschied zwischen Power BI Desktop und Power BI Service?
Power BI Desktop wird hauptsächlich zur Aufbereitung von Daten, Erstellung von Datenmodellen und Entwicklung von Berichten genutzt. Power BI Service dient anschließend der Veröffentlichung, Verwaltung und gemeinsamen Nutzung dieser Inhalte.
3) Welche Vorteile bietet Power BI Service?
Power BI Service ermöglicht eine zentrale Bereitstellung von Daten und Berichten. Es übernimmt die automatische Datenaktualisierung und vereinfacht die Zusammenarbeit. Berichte und Dashboards können außerdem über den Browser und mobile Geräte abgerufen werden.
4) Kann ich Power BI Service ohne Power BI Desktop nutzen?
Ja. Power BI Service kann auch ohne Power BI Desktop genutzt werden, beispielsweise zum Betrachten und Analysieren freigegebener Berichte und Dashboards. Für umfangreiche Datenaufbereitung und Datenmodellierung wird jedoch meist Power BI Desktop eingesetzt.
5) Für welche Unternehmensbereiche eignet sich Power BI Service?
Power BI Service kann in nahezu allen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Typische Anwendungsfelder sind Vertrieb, Marketing, Controlling, Produktion und Personalwesen.
6) Was kostet Power BI Service?
Für Power BI stehen verschiedene Lizenzmodelle zur Verfügung. Dazu gehören eine kostenlose Lizenz sowie Power BI Pro und Power BI Premium Per User (PPU). Welche Lizenz benötigt wird, hängt vom gewünschten Funktionsumfang sowie davon ab, ob Inhalte erstellt, bearbeitet, geteilt oder nur angesehen werden sollen. Für größere Organisationen stehen zusätzlich kapazitätsbasierte Modelle über Microsoft Fabric zur Verfügung.
Wer kann mir beim Thema Power BI Services helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema Power BI Services benötigen, stehen Ihnen die Experten von Compamind, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
