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Das Analysewerkzeug ist so konzipiert, dass über entsprechende Schnittstellen jegliche Datenquellen angesprochen werden können. Das System besteht aus mehreren Komponenten, die Microsoft Power BI jeweils in verschieden Varianten darstellen. Dazu gehören eine Desktop-Variante, ein Software-as-a-Service (SaaS)-Dienst und eine Variante für mobile Endgeräte. Komplettiert wird das System durch einen optionalen Berichtsserver, dem Power BI-Berichtsserver. Und auch bei den Visualisierungen und benutzerfreundlichen Dashboards gehört Microsoft Power BI aktuell zu den führenden Analytics und BI Tools.
Microsoft Power BI kann entweder lokal oder in der Cloud implementiert werden. In der Cloud-Variante ist es Teil der Microsoft 365 Strategie und sehr einfach in den Unternehmensbereichen zu integrieren. Die lokale Variante bietet dagegen Vorteil im Bereich der Sicherheit und des Datenschutzes, bedarf aber wiederum eines höheren administrativen Aufwandes. Auch das Lizenzmodell, beziehungsweise die Lizenzkosten variieren je nach gewählter Variante.
Microsoft Power BI
Ursprünglich wurde Power BI als Add-On für Microsoft Excel entwickelt, um die hybride Sammlung von Daten aus unterschiedlichen Quellen zu ermöglichen. Über Connectoren kann eine Verbindung zu on- und offline Datenquellen aller Art hergestellt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Daten in Form von Excel-Tabellen, aus Datenspeichern in der Cloud oder aus Data Warehouse-Instanzen stammen. Power BI kann Daten aus den unterschiedlichsten Quellen wie etwa Google Analytics, Salesforce oder Facebook beziehen. Die Daten werden in Berichte, sogenannte Power BI-Reports, überführt. Hier werden die Auswertungen visuell aufbereitet.
In der Regel nehmen die Anwender von Power BI verschiedene Rollen ein, die jeweils mit bestimmten Aufgaben bedacht sind. Diesen Rollen sind häufig auch unterschiedliche Berechtigungen zugeordnet. Je nach Bedarf erhalten Benutzergruppen Lese- oder Schreibrechte oder sind mit der Erstellung von Reports betreut.
Dashboards
Der große Vorteil der eingangs erwähnten Varianten von Microsoft Power BI zeigt sich insbesondere bei der Verwendung in den jeweiligen Benutzergruppen. Im Normalfall legen die Report Designer ihre Berichte in der Desktopvariante an, während beispielsweise Mitarbeiter im Vertrieb oder im Außendienst Berichte über die mobile Power BI App betrachten. Gruppenübergreifend können die Berichte entweder über die Cloud oder über lokale Berichtsserver verteilt werden. In allen Varianten gleich ist die Möglichkeit, sich relevante Reports und Auswertungen auf einem individuell gestaltbaren Dashboard anzeigen zu lassen.
Power BI-Administratoren können die Dashboards nach bestimmten Vorgaben vorbelegen und unwichtige Informationen im Vorhinein ausschließen. Auch die Gestaltung der Dashboards richtet sich in den meisten Fällen direkt nach der jeweiligen Rolle, der ein Benutzer zugeordnet wurde.
Komponenten in Power BI
Power BI Desktop
Mit Power BI Desktop können Nutzer Datenquellen für Datenübertragungen aus einer Vielzahl von Quellen auswählen und anschließend die Daten modellieren und visualisieren. Durch dynamische Abfragen können Nutzer Daten filtern und professionelle Auswertungen erstellen. Power BI Desktop ist für das Erstellen von Reports notwendig, da ein Dataset nur mit dem Power BI Client erstellt werden kann.
Power BI Service
Mithilfe des Power BI-Dienstes können Nutzer freigegebene Berichte, die mit dem Desktop Client erstellt wurden, einem neuen oder bereits vorhandenen Dashboard hinzufügen. Dies ermöglicht die Echtzeit-Analyse aller unternehmens- und projektspezifischen Performance-Daten an einem Ort.
Power BI Mobile Apps
Die Power BI Mobile App ermöglicht es Nutzern, freigegebene Dashboards und Berichte auf mobilen Geräten anzuzeigen und zu verwenden. Die App ist für iOS und Android verfügbar und bietet dank Echtzeit-Berichten und Dashboards jederzeit und überall einen Überblick. Nutzer können auf lokale Daten zugreifen, die im SQL-Server gespeichert sind, sowie auf Daten in der Cloud. Mit Power BI Mobile Apps können KPIs und Berichte auch unterwegs einfach im Auge behalten werden
Power BI Berichtsserver
Der Power BI Berichtsserver bietet eine Lösung, bei der die Daten innerhalb der Firewall der Organisation liegen und nicht in der Cloud. Durch den Berichtsserver haben Nutzer Zugriff auf Daten und Einblicke sowie die Berichterstellungsfunktionen von SQL Server Reporting Services für Unternehmen, in einer modernen und lokalen Lösung.
Power BI Rollen
Im Grunde lassen sich die Rollen von Power Microsoft BI in vier Bereiche kategorisieren. Diese sind mit verschiedenen Berechtigungen bedacht und erfüllen jeweils eine konkrete Aufgabe im Gesamtsystem. Die vier Rollen teilen sich in Power BI in Designer, Verbraucher, Entwickler und Administratoren auf.
Designer
Der Designer ist im Wesentlichen für die Erstellung von Reports verantwortlich. Seine Arbeit beginnt mit dem Datenabruf. Ihm wird in dem Zusammenhang ein Abrufassistent zur Verfügung gestellt, mit dem eine oder mehrere Datenquellen angesprochen werden können. Die jeweiligen Quellen sind übersichtlich nach On- und Offline-Quellen sortiert, sodass der Datenabruf bequem durchgeführt werden kann. Externe Systeme und Datenbanken können ebenfalls unmittelbar aus dem Abrufassistenten angesteuert werden. In allen Fällen hat der Designer die Möglichkeit, bereits vor Abruf die Daten nach seinen Vorstellungen aufzubereiten.
Abfragestruktur
Die Datentransformation erfolgt über einen Abfrage-Editor, welcher die Daten bereits vorab bereinigen kann. Über diesen Weg können selbst Datentypen verändert und Daten aus verschiedenen Quellen vereinheitlicht werden. Dabei kann die Abfragestruktur gespeichert werden, sodass auch bei zukünftigen Abfragen ein einheitliches Schema verfolgt wird und es nicht bei jeder Abfrage neu angelegt werden muss. Sobald die Abfrage steht, können die Daten in das Power BI-System überführt werden, in dem anschließend die visuelle Aufbereitung der Auswertungen erfolgt.
Desktopvariante
In der Regel arbeitet der Report Designer in der Desktop-Variante des Analyse-Tools. Dort stehen ihm umfangreiche Gestaltungsmöglichkeiten zur Verfügung, mit der die Daten aufbereitet werden können. Darunter sind verschiedene Diagrammarten, Tabellen und Listen zu finden, die übergreifend als Visuals bezeichnet werden. Die Visuals werden auf sogenannten Seiten (engl. Pages) zusammengefasst. Diese wiederum werden letztlich in einen Report überführt, auf dem dann ein Teil oder alle relevanten Visuals übernommen werden können.
Verbraucher
Die Verbraucher bewegen sich sowohl in den Desktop-, als auch in den mobilen Varianten des Analyse-Tools. Sie können in den von Report Designern erstellten Berichten bestimmte Daten filtern, unterteilen und exportieren. Gleichzeitig haben sie die Möglichkeit, relevante Berichte zu abonnieren, um jederzeit über Änderungen oder Datenaktualisierungen informiert zu werden. Den Einstiegspunkt für die Verbraucher stellt das individuelle Dashboard dar. Von dort erfolgt dann der Absprung zu den relevanten Reports.
Datenauswertungen
Je nach zugewiesenen Berechtigungsumfang können die Verbraucher auch umfangreiche Datenauswertungen in den Berichten vornehmen. Dabei brauchen sie sich keine Sorgen darüber machen, den Bericht durch ihre Aktionen zu verändern oder zu zerstören. Es handelt sich jeweils um temporäre, lokale Instanzen eines Berichts, der benutzerspezifisch angepasst werden kann, ohne den eigentlichen Report zu beeinflussen.
Entwickler
Den Entwicklern werden Programmierschnittstellen (APIs) zur Verfügung gestellt, mit deren Hilfe Daten individuell eingebettet werden können. Diese APIs sind Teil des Power BI Dienstes als SaaS-Variante. Gleichzeitig übernehmen die Entwickler die Verantwortung für die Erstellung eigener Visuals. Sollten Unternehmen also spezielle Darstellungsmethoden benötigen, können diese ganz einfach mit Hilfe der auf JavaScript basierenden Sprache TypeScript erstellt werden. Auch die benutzereigenen Dashboards können durch Anpassungen der Entwickler verändert werden. Dadurch lassen sich noch aussagekräftigere Ansichten erstellen.
Administratoren
Die Administratoren sind mit der Verwaltung des Power-BI-Systems betreut. Zu den Aufgaben gehören die allgemeine Konfiguration des Systems, die Umsetzung der Governance-Richtlinien und das Monitoring der Server oder der Cloud. Über allem steht natürlich die uneingeschränkte Erreichbarkeit des Systems für ein produktives Arbeiten. In der Regel verteilen die Administratoren die individuellen Benutzerrechte und regeln die Lizenzvergabe. Unter den Administratoren kommt den so genannten Globalen Administratoren dabei eine besondere Rolle zu.
Globale Administratoren
Globale Administratoren verfügt über den Vollzugriff in Power BI. Darunterliegend werden sogenannte Kapazitäten an die einzelnen Administratoren verteilt, wobei jede Kapazität für eine Verwaltungsaufgabe steht. Zu den Verwaltungsaufgaben gehören unter anderem die Verwaltung von Ereignissen und Alarmen, das Aktivieren und Deaktivieren von Funktionalitäten in Microsoft Power BI und die Einhaltung von Sicherheitsstandards.
Microsoft Power BI Technik
Microsoft Power BI kann analog zu Office-Programme bequem per Cloud oder als lokale Instanz eingerichtet werden. Insbesondere die Cloud-Variante ermöglicht die schnelle und unkomplizierte Einführung des Systems bei einem Anwender. Microsoft garantiert einen sicheren Umgang mit den sensiblen Daten innerhalb des Power-BI-Systems. Alternativ kann hinter der eigenen Firewall auch eine klassische lokale Lösung installiert werden. In diesem Fall wird auch der Berichtsserver in Eigenverantwortung gehostet, sofern dieser zum Einsatz kommt.
Aufbau
Aus Anwendersicht ist der von Office-Programmen vertraute Aufbau ein klarer Vorteil. Die Menüs und die Interaktion auf dem Dashboard und in den Reports ist von anderen Microsoftprodukten bekannt und sparen wertvolle Schulungszeit im Vorfeld. Aus administrativer Sicht ist zudem der Sicherheitsaspekt von großer Relevanz. Die Verbindung zu externen Systemen erfolgt ausschließlich über sichere Verbindungen, sodass die Gefahr einer ungewollten Manipulation oder eines Abgreifens der Daten durch Dritte minimiert werden kann. All das macht Power BI auch in der Gartner Studie 2021 zum Sieger im Vergleich der bekanntesten BI- und Analytics-Plattformen.
Fazit
Microsoft Power BI ist ein Analysewerkzeug für Datenquellen aller Art. Unternehmen jeder Größe können aussagekräftige Berichte erstellen, ohne sich dabei auf bestimmte Datenquellen beschränken zu müssen. Die Daten werden in das System überführt und können dort visuell aufbereitet werden. Dabei bieten sich den Berichterstellern verschiedene Darstellungsoptionen, die bis ins kleinste Detail angepasst werden können. Das Ziel sind übersichtliche Berichte, die Daten aus allen Geschäftsbereichen sammeln und darstellen können.
Power BI wird in einer Software-as-a-Service, einer Desktop-Variante und als Version für mobile Endgeräte bereitgestellt. Dadurch erhalten verschiedene Benutzergruppen eine auf sie zugeschnittene Darstellungsform, die den individuellen Anforderungen gerecht wird. Jede Benutzergruppe kann zudem mit entsprechenden Berechtigungen bedacht werden, sodass sich der administrative Verwaltungsaufwand in den meisten Fällen nur auf Gruppen und nicht auf einzelne Personen beschränkt.
In Microsoft Power BI agieren die Mitarbeiter in vier Rollen, die jeweils eine ganz bestimmte Funktion abbilden. Dazu gehören die Designer, die Verbraucher, die Entwickler und die Administratoren. Je nach zugewiesener Rolle erstellen sie Berichte, administrieren das System oder passen grundlegende Funktionen des Analysewerkszeugs an. Die erstellten Berichte werden lokal auf einem Berichtsserver oder online in der Cloud gespeichert.
FAQ Microsoft Power BI
Was macht Microsoft Power BI?
Power BI ist eine skalierbare Plattform für Self-Service und Unternehmens-BI, die eine nahtlose Verbindung zu allen Datenquellen ermöglicht. Nutzer können Daten visualisieren und die Ergebnisse problemlos in die täglich genutzten Anwendungen integrieren.
Was ist Microsoft Power BI?
Power BI ist eine Business Analytics Lösung von Microsoft, die so konzipiert ist, dass über entsprechende Schnittstellen jegliche Datenquellen angesprochen werden können. Mit Microsoft Power BI wird eine hybride Sammlung von Daten aus unterschiedlichen Quellen zu ermöglicht. Über Connectoren wird eine Verbindung zu on- und offline Datenquellen aller Art hergestellt.
Was ist die Technik von Microsoft Power BI?
Es ist möglich, Microsoft Power BI sowohl analog der Office-Programme per Cloud als auch als lokale Instanz einzurichten. Besonders die Cloud-Variante ermöglicht eine schnelle und unkomplizierte Einführung des Systems.
